Driessen verbindt mens en werk in de sectoren overheid, onderwijs, zorg & welzijn en cultuur. Zo creëren wij werkgeluk voor meer dan 15.000 talenten die op hun beurt miljoenen mensen gelukkig maken. Want mensen die werken in de publieke sector maken de wereld elke dag een stukje mooier. Een stukje gelukkiger. En dat werkt door.

Functiebeschrijving

Wordt managementondersteuner in Den Haag! Wil jij een actieve bijdrage leveren aan de ondersteuning van onze collega’s over de hele wereld op het gebied van informatievoorziening en digitale innovatie? Dan ben je bij ons aan het goede adres en gaan we graag met jou in gesprek!

De startdatum is in overleg maar graag zo snel mogelijk! Het betreft een opdracht voor 3 tot 6 maanden (met mogelijke verlenging).

Als management ondersteuner bij de directie Informatievoorziening en Digitale Innovatie (IDI) verricht je een breed scala aan secretariële, organisatorische en administratieve werkzaamheden. Geen dag is hetzelfde, want je takenpakket is divers. Door vooruit te kijken en initiatief te nemen, help je de leden van het Management Team met het bewaken van deadlines. Je signaleert, legt verbanden en schat belangen in. Op die manier zorg je voor structuur en overzicht, zowel in de agenda als daarbuiten. Je bent het eerste aanspreekpunt voor medewerkers binnen en buiten IDI en helpt zo bijvoorbeeld nieuwe medewerkers zich welkom te voelen. Op deze manier ondersteun je, samen met collega-managementondersteuners, de managers/clusterhoofden van de zes afdelingen/clusters van IDI en zorg je voor een goede bedrijfsvoering.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

– Complexe meetings inplannen voor clusterhoofden (denk hierbij aan grote sessies maar ook heidagen van de clusters) en agendabeheer van een clusterhoofd;
– Bieden van proactieve, administratieve ondersteuning van clusterhoofden bij inhuur aanvragen in SAP (nieuwe en verlengingen);
– Onboarding en off boarding van medewerkers (in/extern): welkomstmail versturen, laptop en evt. Iphone aanvragen, uitnodigen meetings, toevoegen distributielijst, bewaken dat integriteitsverklaring is ontvangen, registreren in overzicht medewerkers en mede-organiseren van een onboardingsdag;
– Beheer van mailbox van managementondersteuning (doorverwijzen, nieuwsbrieven verspreiden, etc.) en afhandelen (telefonische) agenda of administratieve verzoeken;
– Verzorgen/bestellen van attenties voor medewerkers (denk aan ziekte, geboorte, overlijden, pensioen, kerst, sinterklaas, etc.);
– Vervanging van een collega management assistent bij vakantie/ziekte/parttime-dag.

Functie-eisen

Als management ondersteuner heb jij:

– MBO werk- en denkniveau (plus relevante cursussen);
– 1-2 jaar relevante werkervaring;
– Beheersing van de Nederlandse taal op minimaal C1-niveau;
– Nauwkeurigheid op administratief gebied;
– Je hebt een flexibele instelling en kunt goed omgaan met onverwachte situaties;
– Je bent zelfstandig én kan in teamverband opereren
– Je hebt goede contactuele eigenschappen;
– Ervaring met SAP (is een pré)
– Je hebt ervaring met de werkmethoden en verhoudingen binnen de overheid (is een pre);
– Goede kennis van de technische aspecten van de baan (online vergaderen, agendabeheer etc).

Voldoe je niet exact aan alle bovengenoemde punten, maar denk jij dat je een geschikte kandidaat bent? Overtuig ons dan met jouw motivatiebrief!

Arbeidsvoorwaarden

– Een afwisselende baan bij in een dynamische
– Salaris van € 2482,59 t/m €3097,92 per maand o.b.v. 36 uur, volgens de Cao Rijksambtenaren, schaal 6.
– Reiskostenvergoeding waarbij het OV volledig wordt vergoed;
– Reizen met eigen vervoer geldt een vergoeding van € 0,07 cent per km;
– Deelname aan een pensioenregeling, op te bouwen vanaf week 9;
– Collectiviteitskortingen bij verschillende (zorg-)verzekeringen;
– Een gratis wisselend aanbod aan opleidingen & workshops;
– Je bouwt naar rato 25 dagen per jaar op en je ontvangt 8,33% vakantiegeld over je verdiende salaris;
– Mogelijkheid om hybride te werken;
– Doorbemiddeling bij einde opdracht of einde dienstverband.

Direct reageren op deze vacature