Het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) maakt integraal deel uit van de Rijksoverheid en valt onder het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Het RVB is verantwoordelijk voor het beheer en de instandhouding van de grootste en meest diverse vastgoedportefeuille van Nederland.

Sinds 1 februari 2021 is de volledige i-functie van het RVB ondergebracht bij de directie Portefeuillestrategie & Portefeuillemanagement (P&P). P&P verbindt departementen, beleidsmakers, vastgoedhoudende diensten, medeoverheden en maatschappelijke organisaties met het RVB op strategisch niveau. De vastgoedportefeuille van het RVB is daarbij leidend. De i-functie bestaat uit de afdelingen Informatievoorziening en het CIO-Office en staat onder leiding van de CIO.

Het RVB is volop in ontwikkeling naar een flexibele en toekomstgerichte organisatie: het ‘RVB 2.0′.

Waar komen we vandaan en waar gaan we naartoe? 
De afgelopen jaren is hard gewerkt aan de fusie van het RVB inclusief het harmoniseren van de processen en het ICT landschap. Hiermee is een basis gelegd om, met een nieuw ingerichte i-functie, te kunnen werken aan het door ontwikkelen en verder professionaliseren op zowel technologisch (data analyses, moderne applicatie ontwikkeling, etc.) als op organisatorisch gebied (CIO-sturing, informatiemanagement, portfoliomanagement, integrale AB/FB ondersteuning).

Het RVB zal juist in de toekomst in deze IT-organisatie investeren om het verschil te kunnen maken in klanttevredenheid (voorspelbaar), snelheid van acteren (offensiever), resultaatgerichter en slagvaardiger te kunnen zijn in deze IT-gedreven maatschappij. 

De (nieuwe) i-functie staat in het teken van vernieuwing en integratie met de business van het RVB. Dat uit zich onder andere in een fulltime CIO, het vormen van een CIO-Office, het professionaliseren van portfoliomanagement en de inrichting van het business informatie advies en informatiemanagement.

Functiebeschrijving

Je gaat aan de slag bij het team Project portfoliomanagement/Projectmanagementondersteuning (PPM/PMO), onderdeel van het CIO-office van het Rijksvastgoedbedrijf. Om het verschil te maken in klanttevredenheid, nog sneller in te spelen op ontwikkelingen en resultaatgerichter en slagvaardiger te zijn in deze IT-gedreven maatschappij, investeren we in een optimale informatievoorzieningsfunctie (i-functie). Het CIO-office en de afdeling Informatievoorziening geven invulling aan deze i-functie. Jij biedt samen met twee collega’s ondersteuning bij de ICT-projecten die hieruit voortvloeien. Hierbij gaat het om projecten als het uitrollen van het documentbeheersysteem FileNet, de uitbreiding van ons digitaal Rijksvastgoedportaal of de upgrade van het systeem Oracle. 

Waar jouw collega’s met name op projectinhoudelijk vlak actief zijn, neem jij de managementondersteuningstaken op je, waarbij de hoofdtaken liggen op het secretariële, administratieve en facilitaire vlak.

De Project-/Programma-/Portfolio Management Ondersteuner (PMO) is verantwoordelijk voor de facilitaire en administratieve ondersteuning van de veranderinitiatieven die binnen het i-portfolio van het RVB vallen. Zo ondersteun je o.a. bij het inhuurproces van externe medewerkers en zorg je ervoor dat nieuwe medewerkers vlot aan de slag kunnen door het aanvragen van benodigde middelen en autorisaties.

Teammanagers en projectleiders binnen de I-functie doen een beroep op je voor het plannen van afspraken. Verder organiseer je vergaderingen van A tot Z, notuleer je bij deze bijeenkomsten, houd je actielijsten bij en archiveer je documenten in FileNet. 

Wanneer gekozen wordt voor een externe vergader locatie zorg je voor de meest geschikte optie, maak je de reservering en draag je zorg voor de financiële afhandeling. Naast genoemde taken ondersteun je ook bij eenvoudige HRM taken. Tenslotte komen ad-hoc klussen voorbij die om een hands-on instelling vragen.

We zoeken een ervaren kandidaat met lef en die eigen initiatief toont, maar die ook uitstekend binnen een team kan functioneren. Het visitekaartje, het geheugen, de grote regelaar én de steun en toeverlaat. Jij bent het allemaal als project-, managementondersteuner.

Je krijgt de vrijheid om je werk zelf in te delen, waarbij je uiteraard zelf prioriteiten stelt en de deadlines in de gaten houdt. We zijn ook benieuwd naar jouw input bij het verbeteren van zaken. Signaleer je knelpunten, bijvoorbeeld bij de planning en uitvoering van operationele taken? Dan draag je heldere oplossingen aan. Kortom, mede door jou blijft onze organisatie draaien. We gooien je niet meteen in het diepe; je vormt een hecht team met de twee andere collega’s van het team PPM/PMO, bij wie je terechtkunt voor vragen of advies. En wil je je verder ontwikkelen, bijvoorbeeld op inhoudelijk vlak? Dan krijg je alle ruimte om hiervoor trainingen en opleidingen te volgen.

6 maanden | 36 uur per week | 0,9 FTE

Functie-eisen

– Minimaal een afgeronde mbo-niveau 4 opleiding op het gebied van management/secretarieel;
– Je beschikt over een Prince2 Foundation certificaat of bent bereid deze na gunning te behalen;
– Minimaal 5 jaar ervaring met project- managementondersteuning bij een publieke organisatie belast met de uitvoering van vastgoed houdende processen;
– Ervaring met MS office en DMS;
– Ervaring met bedrijfsvoeringstaken in brede zin;
– Ervaring of kennis om van A tot Z overleggen te organiseren, ruimtes te reserveren (ook externe locaties), agenda afspraken te maken en te notuleren.
Competenties
– Zelfstandigheid
– Assertiviteit
– Doorzettingsvermogen
– Proactief handelen
– Teamplayer
– Stressbestendigheid

Direct reageren op deze vacature