Als Parttime Office Manager support je de gehele organisatie. Samen met jouw collega Office Manager run je het gehele kantoor. Een dag werk je samen, zodat je een overdracht moment in de week hebt. Dagelijkse werkzaamheden zijn:

• Het optreden als gastvrouw bij de verschillende bezoekafspraken (op niveau) en je bent de eerste contactpersoon telefonisch
• Agendabeheer professionals en postverwerking
• Zelfstandige correspondentie en het redigeren (taal & opmaak) van rapporten/ presentaties.
• Voorbereidingen van besprekingen en vergaderingen
• Bestellen van kantoorbenodigdheden/ catering, etc.
• Afspraken inplannen en bevestigen, reserveren van gespreksruimte
• Support bieden aan marketingcommunicatie afdeling
• Ervoor zorgen dat het kantoor representatief is
• Overige administratieve werkzaamheden, zoals support bij facturatie en up to date houden van het CRM systeem
• Organisatie zakelijke bijeenkomsten
• Organisatie personeelsuitjes, jubilea, verjaardagen, borrels en ander traktatiemomenten.

Kortom een veelzijdige functie waarbij je echt het hart vormt van de organisatie. Ook zijn er nog andere voorkomende werkzaamheden die je als Office Manager op kunt pakken. Meedenken in het efficiënter maken van processen is bijvoorbeeld zeer wenselijk!
 

Functie-eisen

Office Manager is het vak dat je noemt als iemand vraagt waar jouw passie ligt! Je bent parttime, 24 uur per week, beschikbaar vanaf juni tot eind dit jaar. Je regelt, organiseert en ontzorgt graag. Jouw Nederlandse talenkennis is uitstekend; ABN. Niet alleen in woord, maar ook in geschrift weet je de juiste toon en stijl te hanteren voor iedere situatie. Jouw Engelse talenkennis zal je minder vaak inzetten. Computerprogramma’s als Word, Excel en PowerPoint zijn jou bekend en je voelt je prettig in een omgeving waar je je zakelijk, representatief presenteert. Je hebt een HBO werk- en denkniveau en minimaal 3 jaar ervaring in een functie als Secretaresse of Office Manager. Nauwkeurig, zorgvuldig, punctueel, organisatorisch sterk, communicatief vaardig (weten wanneer je ‘losser’ kan zijn in zakelijk contact) zijn woorden die je noemt als je jezelf omschrijft. Jij ziet werk liggen en gaat grondig te werk, kunt goed omgaan met deadlines en weet snel te schakelen/ nieuwe prioriteiten te leggen. Het allerbelangrijkste is dat je een teamplayer bent op wie je echt kunt bouwen en dat je na het lezen van dit profiel enthousiast wordt om als parttime Office Manager te starten in dit team.
 

Direct reageren op deze vacature