FlexIntens verbetert organisaties door het tijdelijk versterken van teams met flexibele professionals. Het vereenvoudigen van het werk, van organisatieonderdelen, van hele organisaties en van ketens staat daarbij centraal. De mensen in ons netwerk zijn in staat organisaties te helpen met strategische heroriëntatie, het formuleren en afbakenen van doelen, het in kaart brengen en wegnemen van overbodige routines en het aanjagen, ontwikkelen en realiseren van slimme werkwijzen. Niet in de laatste plaats door het logisch ordenen van werkstromen, bijbehorende taakverdelingen, ondersteunende ICT en afspraken met andere partijen. Steeds als tijdelijk onderdeel van een team, altijd in het belang van de organisatiedoelen.

Functiebeschrijving

Voor de Gemeente de Ronde Venen zoekt Flexintens Secretariële Ondersteuning voor 32-36 uur per week

Organisatie
Organisatieontwikkeling staat de komende jaren bij De Ronde Venen centraal. Het doel daarvan is het beter en sneller aansluiten bij de wensen vanuit de samenleving. Kernwaarden daarbij zijn Durf, Resultaat en Verbinding.

Opdracht
Bij De Ronde Venen werken 14 Teammanagers. Zij voeren zelf verschillende secretariële- en de daarbij komende administratieve taken uit. Ter ondersteuning van deze leidinggevenden wordt gezocht naar hulp bij o.a.: het agendabeheer, het meelezen van emails, het organiseren van teambijeenkomsten (denk aan zaal reserveren, uitnodigingen schrijven etc.), correspondentie in brede zin, registratie van contracten/overeenkomsten/etc., zorgdragen voor attenties bij bv jubilea, verjaardagen in de agenda actueel houden, deadlines bewaken van bijvoorbeeld functioneringsgesprekken, uitvraag opleidingsbehoefte etc. Tot slot is het ook mogelijk dat we vragen om incidenteel mee te draaien bij P&O v.w.b. het inplannen van sollicitatiegesprekken.

Achterliggend idee van deze opdracht is dat we eerst deze ondersteuning in de praktijk willen ervaren voordat we een structurele vacature uitzetten. We vragen dus niet om alle voorgaande taken voor alle 14 Teammanagers perfect te doen. In overleg met jou maken we het takenpakket passend voor de genoemde periode.

Functie-eisen

Eisen

1. Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4;
2. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als (directie) secretaresse/managementassistent;
3. Uiterlijk beschikbaar per 15 maart 2023 voor 32 uur per week;

Wensen

4. Een afgeronde secretariële opleiding op minimaal mbo niveau 4 (of soortgelijk) 
5. Aantoonbare werkervaring als (directie) secretaresse/managementassistent binnen een gemeente of andere (semi) overheidsorganisatie 
6. Aantoonbare werkervaring met het opzetten en organiseren van evenementen
7. Aantoonbare werkervaring met SharePoint 

Arbeidsvoorwaarden
Arbeidsvoorwaarden worden per opdracht of vacature in overleg besproken. Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van (tijdelijk) personeel binnen toonaangevende organisaties met een maatschappelijk relevant karakter om zowel organisaties als professionals daarbinnen te ontwikkelen. Zo dragen we onder andere bij aan de ontwikkeling van verschillende ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties. Met een gemotiveerd team dat de markt en de mensen kent, streven we continu naar een professionele, maar toch informele dienstverlening die naar volle tevredenheid van alle partijen verloopt. Dit alles doen we vanuit onze kernwaarden kennis, daadkracht en vertrouwen.

Direct reageren op deze vacature