Als medewerker secretariaat (secretaresse) ondersteun je de organisatie en onze medewerkers bij o.a. programma-overleggen, complexe en groep overstijgende thema’s, soms ook in regionaal verband. D
e ondersteuning die je biedt is afhankelijk van de opgave en dient aan te sluiten bij de behoefte van de deelnemers. Zij mogen rekenen op jouw professionaliteit, of dat nu gaat over het plannen, voorbereiden en notuleren van een groot overleg, het aanleggen van een digitaal archiefdossier of het voorbereiden van een communicatieboodschap. Jouw ondersteunende werkzaamheden zorgen ervoor dat de dossierverantwoordelijken zich ontzorgd voelen. Je verzorgt administratieve – organisatorische werkzaamheden voor ze, beheert en bewaakt agenda’s en bent verantwoordelijk voor het plannen en voorbereiden van vergaderingen wanneer het nodig is.
Daarnaast kan het voorkomen dat je ondersteunt bij de wekelijkse portefeuillehouders-overleggen van bestuurders. Tijdens dit overleg bespreekt de bestuurder onderwerpen uit zijn portefeuille met de betrokken vak-ambtenaren.
Jij ondersteunt bij het opstellen van de agenda en de voorbereiding van dit overleg.
Tijdens het overleg zelf maak jij de notulen en tot slot bewaak je de afspraken die in het overleg zijn gemaakt.

De functie is parttime voor 32 uur per week
Het betreft een tijdelijk dienstverband ter vervanging van ziekte,

Functie-eisen

Jouw kracht:

• Notuleren vind je leuk en anderen zeggen dat je er goed in bent.
• Werkervaring in vergelijkbare functie. Wanneer je al ervaring hebt in een politiek georiënteerde organisatie, gaat dat je zeker helpen in deze functie.
• Je bent een taakvolwassen secretaresse.
• Klant- en servicegericht werken is je tweede natuur. Daarbij wacht je niet af totdat de vraag gesteld wordt, maar ben je de vraag vaak al voor.
• Ook al ken je de inhoud niet altijd, je doorziet processen en procedures supersnel.
• Je werkt zeer nauwkeurig in het vastleggen van gegevens.
• Je werkt graag samen met anderen en anderen werken graag samen met jou.
• Je bent flexibel en bereid om collega’s te vervangen wanneer dit nodig is. Jou maken ze niet gek, want je bent een kei in het stellen van prioriteiten en het plannen van je werk.
• Problemen zie je als een uitdaging en je houdt ervan om deze op te lossen.
• Het digitale werken kent voor jou weinig geheimen, want je kunt met verschillende systemen en officeprogramma’s probleemloos uit de voeten.
• Je hebt een echte hands-on mentaliteit.
• Communicatief ben je sterk.
• Je bent in staat om integer met vertrouwelijke informatie om te gaan.
• Je beschikt over een afgeronde Mbo-opleiding, bijvoorbeeld een secretariële opleiding.
• Woonachtig in omgeving Rotterdam, Breda, Bergen op Zoom.

Direct reageren op deze vacature