Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 16-02-2023 tot 12:00 uur.

Functiebeschrijving

Voor de Gemeente Breda is FlexIntens op zoek naar een Secretaresse voor 32 tot 36 uur per week.

Het secretariaat van de afdeling Mobiliteit en Milieu, bestaande uit 2 secretaresses, ondersteunt het afdelingshoofd en de twee teamleiders. Daarnaast kunnen collega’s vanuit de afdeling bij jou terecht met allerhande vragen. In deze functie versterk je het management. Je bent het eerste gezicht van de afdeling en bezoekers worden door jou gastvrij ontvangen. Daarnaast weet je feilloos wat er speelt binnen de afdeling, zodat je hierop kunt anticiperen. Je bent gewend om te werken met Teams, Outlook, Sharepoint en nieuwe programma’s maak je je snel eigen. Mail- en agendabeheer is een essentieel onderdeel van je werk. Je leest en denkt mee, participeert en acteert daarop. Je voert de regie over de agenda van het afdelingshoofd en de teamleiders. Wekelijks hebben jullie agendaoverleg. Je verwerkt op juiste wijze post, mail, klantvragen en correspondentie zodanig dat deze tijdig en correct verzonden worden. Je bereidt op eenduidige wijze (staf)vergaderingen voor: agenda’s maken, stukken verzamelen en distribueren in IBABS en notuleren van de vergaderingen, actie- en besluitenlijsten opstellen. Je bewaakt de voortgang van de actiepunten. Je beheert en reserveert ook de vergaderruimtes van de afdeling, organiseert het afdelingsoverleg en andere personele bijeenkomsten zoals jubilea en afscheid. Je zorgt voor administratieve ondersteuning, documentbeheer en maakt inkooporders aan. Tevens ga je secretariële processen optimaliseren. 

Naast je vriendelijke persoonlijkheid herken jij jezelf in de volgende competenties: samenwerken, klantgerichtheid, communicatieve vaardigheden en aanpassingsvermogen.
De volgende trefwoorden zijn zeker van toepassing: zelfstandig, (pro-)actief, accuraat en stressbestendig. Je hebt een uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal. Je onderhoudt contacten met externe partijen en interne netwerken.

Tevens zal je de bereidheid moeten hebben om minimaal 3 dagen per week op kantoor in Breda aanwezig te zijn en beschik je over 2 jaar relevante ervaring als secretaresse in de afgelopen 3 jaar.

Functie-eisen

Eisen:

– Uw kandidaat heeft minimaal een afgeronde MBO opleiding bijvoorbeeld Schoevers of gelijkwaardig. Dit moet blijken uit het cv;
– Uw kandidaat heeft minimaal 2 jaar relevante ervaring als secretaresse / managementassistent in de afgelopen 3 jaar. Dit moet blijken uit het cv;
– De kandidaat is bereidt om minimaal 3 dagen per week op kantoor in Breda aanwezig te zijn. Dit moet blijken uit het cv;
– Uw kandidaat heeft kennis van complex agendabeheer, Teams, Outlook, Sharepoint, IBABS en nieuwe programma’s maakt hij/zij zich snel eigen. Dit moet blijken uit het cv.

Wensen:

– Uw kandidaat heeft bij voorkeur meer dan 3 jaar ervaring als secretaresse / managementassistent. Dit moet blijken uit het cv;
– Het cv is voorzien van relevante referenties (met contactgegevens) of deze kunnen op aanvraag direct aangeleverd worden (dit moet dan ook op het cv aangegeven zijn).

Arbeidsvoorwaarden
Arbeidsvoorwaarden worden per opdracht of vacature in overleg besproken. Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van (tijdelijk) personeel binnen toonaangevende organisaties met een maatschappelijk relevant karakter om zowel organisaties als professionals daarbinnen te ontwikkelen. Zo dragen we onder andere bij aan de ontwikkeling van verschillende ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties. Met een gemotiveerd team dat de markt en de mensen kent, streven we continu naar een professionele, maar toch informele dienstverlening die naar volle tevredenheid van alle partijen verloopt. Dit alles doen we vanuit onze kernwaarden kennis, daadkracht en vertrouwen.

Direct reageren op deze vacature