RECEPTIE:

Voert telefoongesprekken in het Nederlands of vloeiend Engels en legt deze zo nodig vast. Verbindt inkomende telefoongesprekken door met de betreffende management/medewerkers en verstrekt desgewenst informatie.

• Selecteert de inkomende (elektronische) post en legt deze voor bij de desbetreffende manager/medewerkers.
• Archiveert (vertrouwelijke) stukken en levert op verzoek stukken uit het archief.
• Gasten begroeten, ontvangstruimte onderhouden.

INTELLIGENCE:

• Je bereidt in overleg met het management/medewerkers vergaderingen en presentaties voor. Je verzamelt ten behoeve van de agendapunten relevante gegevens en stelt de agenda samen.
• Distribueert agenda en bijlagen aan de deelnemers.
• Rapportages, brieven en gespreksverslagen stel je op aan de hand van aanwijzingen, memo’s of ingesproken banden en werkt deze uit. Je controleert op stijl-, taal- en spelfouten en verzorgt de lay-out.
• Je reserveert interne vergaderingen en maakt afspraken over de verzorging en de benodigde vergaderhulpmiddelen.

CONTACT:

Je staat voortdurend in contact met je omgeving, de gasten, de klant, medewerkers en je collega’s. Je staat open voor contact en hebt daarin een proactieve houding.

OFFICE:

• De volledige administratie van de toegangscontrole, urenregistratie en ziekteregistratie is bij jou in goede handen.
• Je legt bescheiden ter ondertekening voor. Draagt zorg voor kopiëren, registreren, frankering en verzending.
• Je stelt documentatie- en circulatiemappen samen en houdt losbladige handboeken bij.
• Je verricht administratieve werkzaamheden om daarmee het management te ontlasten.
• Verder verricht je diverse algemene office werkzaamheden.

HOSPITALITY:

•  Het ontvangen van bezoekers waarbij gastvrijheid het sleutelwoord is.

Functie-eisen

• Je hebt een representatief voorkomen, bent van nature gastvrij en behulpzaam.
• Je bent innovatief en vernieuwend. Je herkent jezelf in de visie ‘2.0’.
• Sociale vaardigheden, in het contact met collega’s van diverse geledingen.
• Mondeling en schriftelijk uitdrukkingsvaardig in de Nederlandse en Engelse taal benodigd voor het opstellen en redigeren van brieven en memo’s en het te woord staan van klanten en collega’s.
• Plan- en organisatievermogen, werkt accuraat en systematisch met een dienstverlenende Instelling, om werkprocessen optimaal te laten verlopen.
• Kennis van de organisatie, processen en producten en het (kunnen) onderkennen van de wisselwerking met de omgeving.
• Relevante Mbo opleiding, goede kennis van het gehele Office-pakket, eventueel aangevuld met een secretariële opleiding.

Direct reageren op deze vacature