Vacature Receptiemedewerker Bergen op Zoom
- Vakgebied: Overig
- Soort dienstverband: Tijdelijk
- Aantal uur: 24-32 uur per week
- Provincie: Noord-Brabant
- Plaats: Bergen op Zoom
- Salarisindicatie: 2500 - 3000 per maand
- Werkervaring: Starter
- Plaatsingsdatum: 14 december 2022
RECEPTIE:
Voert telefoongesprekken in het Nederlands of vloeiend Engels en legt deze zo nodig vast. Verbindt inkomende telefoongesprekken door met de betreffende management/medewerkers en verstrekt desgewenst informatie.
- Selecteert de inkomende (elektronische) post en legt deze voor bij de desbetreffende manager/medewerkers.
- Archiveert (vertrouwelijke) stukken en levert op verzoek stukken uit het archief.
- Gasten begroeten, ontvangstruimte onderhouden.
INTELLIGENCE:
- Je bereidt in overleg met het management/medewerkers vergaderingen en presentaties voor. Je verzamelt ten behoeve van de agendapunten relevante gegevens en stelt de agenda samen.
- Distribueert agenda en bijlagen aan de deelnemers.
- Rapportages, brieven en gespreksverslagen stel je op aan de hand van aanwijzingen, memo’s of ingesproken banden en werkt deze uit. Je controleert op stijl-, taal- en spelfouten en verzorgt de lay-out.
- Je reserveert interne vergaderingen en maakt afspraken over de verzorging en de benodigde vergaderhulpmiddelen.
CONTACT:
Je staat voortdurend in contact met je omgeving, de gasten, de klant, medewerkers en je collega’s. Je staat open voor contact en hebt daarin een proactieve houding.
OFFICE:
- De volledige administratie van de toegangscontrole, urenregistratie en ziekteregistratie is bij jou in goede handen.
- Je legt bescheiden ter ondertekening voor. Draagt zorg voor kopiëren, registreren, frankering en verzending.
- Je stelt documentatie- en circulatiemappen samen en houdt losbladige handboeken bij.
- Je verricht administratieve werkzaamheden om daarmee het management te ontlasten.
- Verder verricht je diverse algemene office werkzaamheden.
HOSPITALITY:
- Het ontvangen van bezoekers waarbij gastvrijheid het sleutelwoord is.
Functie-eisen
- Je hebt een representatief voorkomen, bent van nature gastvrij en behulpzaam.
- Je bent innovatief en vernieuwend. Je herkent jezelf in de visie ‘2.0’.
- Sociale vaardigheden, in het contact met collega’s van diverse geledingen.
- Mondeling en schriftelijk uitdrukkingsvaardig in de Nederlandse en Engelse taal benodigd voor het opstellen en redigeren van brieven en memo’s en het te woord staan van klanten en collega’s.
- Plan- en organisatievermogen, werkt accuraat en systematisch met een dienstverlenende Instelling, om werkprocessen optimaal te laten verlopen.
- Kennis van de organisatie, processen en producten en het (kunnen) onderkennen van de wisselwerking met de omgeving.
- Relevante Mbo opleiding, goede kennis van het gehele Office-pakket, eventueel aangevuld met een secretariële opleiding.