De organisatie werkt samen met en vóór onze leden, alle 342 gemeenten in Nederland, aan een krachtige, lokale uitvoeringspraktijk. Wij ondersteunen gemeenten bij het aangaan van maatschappelijke opgaven en het uitvoering geven aan wettelijke taken. Dit door het ontwikkelen van programma’s en projecten op het gebied van dienstverlening, uitvoering en ICT.

Expliciete besluitvorming over en betrokkenheid van de leden bij deze programma’s en projecten is belangrijk. We werken daarom transparant en in constante afstemming met de betrokken gemeenten. Hun tevredenheid over ons werk is leidend in alles wat we doen.

Om onze producten en diensten zo goed mogelijk te laten aansluiten op de vraagstukken en behoeften van gemeenten, doorloopt ieder project of programma een vaste ontwikkelcyclus bestaande uit vier fasen: weten, proberen, maken en beheren. Op deze manier werken we doel- en resultaatgericht van een initieel idee naar een concreet product of dienst voor al onze leden.

Voor iedere fase die een project doorloopt is binnen de organisatie een basisteam
aangesteld. De expertise binnen dit team kan worden aangevuld met specifieke
ondersteuning vanuit zes kenniscentra.

Over team Dienstverlening
Het team Dienstverlening ondersteunt vanuit de organisatie gemeenten om kennis en
uitvoeringskracht op het gebied van klantgedreven dienstverlening te bundelen. Met
praktijkoplossingen, informatie en inspiratie, analyses en standaardisering bieden wij
gemeenten handvatten om hun klantgerichtheid verder te verbeteren. Zodat
gemeentelijke dienstverlening herkenbaar, effectief en efficiënt is voor inwoners en
ondernemers.

Het Team Dienstverlening is onderdeel van het basisteam Proberen. De organisatie werkt met de ontwikkelcyclus Weten – Proberen – Maken – Beheren. Kansrijke ideeën en initiatieven die zijn ontstaan en geanalyseerd door basisteam Weten, worden binnen Proberen geconcretiseerd naar een project of programma, product of dienst. Het doel hierbij is altijd dat deze nieuwe oplossingen uiteindelijk collectief kunnen worden gebruikt door gemeenten. Basisteam Proberen helpt kortom met het verder brengen van zaken potentieel collectief zijn, maar nog niet verankerd zijn in de dagelijkse praktijk. 

Functiebeschrijving

Als projectsecretaris Dienstverlening start je allereerst met het vervolg van het
programma Omnichannel. Gemeenten, landelijke overheden en belangenorganisaties hebben onder regie van de organisatie een praktische omnichannel aanpak ontwikkeld. In 2021 is de handreiking omnichannel aanpak gepubliceerd met de bouwstenen van de omnichannel aanpak om de interactie met klanten te verbeteren. En ook zijn meerdere bouwstenen beproeft. In 2021 heeft de werkgroep ook gewerkt aan de omnichannel referentiearchitectuur.

Als projectsecretaris Dienstverlening ben je verantwoordelijk voor ondersteuning van één of meerdere projecten in het Dienstverleningsdomein. De projectsecretaris rapporteert daarbij aan de projectleider Omnichannel en waar nodig aan de manager van Basisteam Proberen.

Als projectsecretaris Dienstverlening start je allereerst met het vervolg van het
programma Omnichannel. Gemeenten, landelijke overheden en belangenorganisaties hebben onder regie van de organisatie een praktische omnichannel aanpak ontwikkeld. In 2021 is de handreiking omnichannel aanpak gepubliceerd met de bouwstenen van de omnichannel aanpak om de interactie met klanten te verbeteren. En ook zijn meerdere bouwstenen beproeft. In 2021 heeft de werkgroep ook gewerkt aan de omnichannel referentiearchitectuur.

In 2022 is vanuit het programma Omnichannel het project MijnZaken service
gerealiseerd. Dit is een generieke gegevenspatroon dat kanaal- product,- en organisatie onafhankelijk geboden kan worden aan burgers en ondernemers. MijnZaken is ook wel de track & trace functie binnen de overheidsdienstverlening. Met een MijnZaken kunnen burgers en ondernemers de statusinformatie volgen over hun producten en diensten, ook als daarbij meerdere overheidsorganisaties betrokken zijn. MijnZaken is momenteel veel terug te vinden binnen de centrale overheidsportalen van gemeenten.

In 2023 ligt de focus voor de projectsecretaris Dienstverlening op het project
‘Samenwerkende overheidsportalen’ en het project Wet modernisering elektronisch
bestuurlijk verkeer.

Voor het project samenwerkende overheidsportalen: We streven ernaar om de digitale
diensten voor iedereen makkelijker te maken en knelpunten in interactie op te lossen.
Inwoners en ondernemers hebben te maken met een grote verscheidenheid aan
overheidswebsites en dienstverlening. Door eenduidigheid in patronen en logica van de website/portalen, treedt er herkenbaarheid op in de patronen bij de afnemers van de verschillende dienstverleners. Wanneer inwoners en ondernemers zaken moeten regelen over verschillende uitvoeringsorganisaties en decentrale overheden heen, dan is de navigatie en afhandeling gelijk, waardoor het landschap van de overheden minder verwarrend is en zodoende ook transparanter. Een goed werkend portaal biedt de burger overzicht en autonomie. Dit initiatief gaat uit van concept gegevenspatronen die worden aangeboden aan het proces voor het vaststellen van standaarden, die gerealiseerd worden met moderne technieken in nauwe samenwerking met het Rijk, gemeenten en de markt. Juist deze samenwerking maakt dat er een platform ontstaat van samenwerking tussen MijnOverheid en gemeenten op grootschalige maatschappelijke opgaven, gesteund door de actieve en grote gemeenten binnen de Common Ground beweging. Common Ground is de informatiekundige visie waarmee gemeenten collectief de informatievoorziening eenvoudiger, flexibeler en slimmer gaan inrichten. Met de herinrichting van de informatievoorziening kunnen gemeenten hun dienstverlening en bedrijfsvoering ingrijpend verbeteren. Dat stelt ze in staat om op een moderne en flexibele manier in te spelen op maatschappelijke opgaven.

Project Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer: dit wetsvoorstel wijzigt
bepalingen in de Algemene wet bestuursrecht (Awb) over elektronisch bestuurlijk
verkeer. Door de WMEBV krijgen burgers en ondernemers het recht om digitaal met de overheid te communiceren. De gemeente moet de digitale kanalen aanwijzen die burgers en ondernemers daarvoor kunnen gebruiken. Bij het gebruik van de digitale weg gelden nieuwe waarborgen, zoals notificatie, ontvangstbevestiging en termijnverlenging bij storing. Ook wordt de overheid verplicht om passende ondersteuning te bieden bij bestuurlijk verkeer. Deze ondersteuning moet zijn afgestemd op de aard van de dienstverlening en de doelgroepen. We streven ernaar om de (digitale) diensten voor iedereen makkelijker te maken en knelpunten in interactie op te lossen. Mogelijke vervolgprojecten bevinden zich met name binnen het thema kanaalstrategie, maar wanneer nodig wordt ook gekeken naar thema’s, de inclusieve dienstverlening of ondernemersdienstverlening.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden
– Verantwoordelijk voor de ondersteuning van één of meerdere projecten in het Dienstverleningsdomein, met een primaire focus op het project Samenwerkende overheidsportalen en het project Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer.
– Je vindt het leuk om als een spin in het web te opereren en houdt ervan om veel verschillende taken uit te voeren. Zo organiseer je netwerkbijeenkomsten voor gemeenten, bereid je gesprekken met de rijksoverheid of andere partners voor en houdt je bij wat de prioriteiten van het team zijn. Als projectsecretaris ondersteun je het team in dit proces.
– Jij zorgt er samen met de projectleider voor dat het werk goed wordt verdeeld en aan alle acties wordt gedacht.
– Jij zorgt voor het opstellen van de activiteitenplanning en realisatie van events;
– Bewaakt de uitvoering van de acties binnen de kaders van het project;
– Ondersteunt de projectleider bij de voortgangrapportages, administratie en overleggen;
– Je beantwoord vragen van gemeenten en aanbieders, je bent verantwoordelijk voor de voorbereiding, opvolging en uitvoering van de afspraken met leveranciers en gemeenten en zorgt voor een heldere communicatie naar gemeenten en aanbieders.
– Je vindt het leuk om voor externen als vraagbaak te fungeren.
Resultaat van de opdracht
Het ondersteunen van het projectteam in hun proces en organisatie binnen
dienstverleningsprojecten. Te starten met het project Samenwerking overheidsportalen, waarin gemeenten met andere overheden en ketenpartners hun dienstverlening aan burgers & ondernemers verbeteren.

3 maanden | 32-36 uur per week | 0,8-0,9 FTE

Functie-eisen

– Minimaal een afgeronde hbo-bachelor opleiding in een relevante richting;
– Minimaal 5 jaar werkervaring in een (project) ondersteuningsfunctie;
– Minimaal 3 jaar werkervaring in een secretariële-, project ondersteuning en coördinerende rol of vergelijkbare rol met lokaal bestuur en kennis van de rijksoverheid;
– Minimaal 3 jaar werkervaring in een secretariële-, project ondersteuning en coördinerende rol of vergelijkbare rol bij een organisatie in het openbaar bestuur;
– Kennis van en werkervaring met Office365, MSTeams, Sharepoint en Trello;
– Minimaal 7 jaar werkervaring met lokaal bestuur en kennis van de rijksoverheid;
– Kennis van bestuurlijke en politieke verhoudingen;
– We gaan uit van gebruik van eigen telefoon en laptop.
Competenties
– Resultaatgericht
– Goed in prioriteiten stellen
– Proactief
– Goede planning en organisatie vaardigheden
– Sturing geven aan verschillenden disciplines
– Uitstekende Nederlandse taalvaardigheid in woord en geschrift
– Je hebt ervaring met, gevoel voor en interesse in bestuurlijke/politieke verhoudingen
– Accuraat
– Anticiperen
– Flexibiliteit
– Klantgerichtheid
– Plannen en organiseren
– Samenwerken
– Gevoel voor en interesse in bestuurlijke en politieke verhoudingen

Direct reageren op deze vacature