FlexIntens verbetert organisaties door het tijdelijk versterken van teams met flexibele professionals. Het vereenvoudigen van het werk, van organisatieonderdelen, van hele organisaties en van ketens staat daarbij centraal. De mensen in ons netwerk zijn in staat organisaties te helpen met strategische heroriëntatie, het formuleren en afbakenen van doelen, het in kaart brengen en wegnemen van overbodige routines en het aanjagen, ontwikkelen en realiseren van slimme werkwijzen. Niet in de laatste plaats door het logisch ordenen van werkstromen, bijbehorende taakverdelingen, ondersteunende ICT en afspraken met andere partijen. Steeds als tijdelijk onderdeel van een team, altijd in het belang van de organisatiedoelen.

Functiebeschrijving

Voor het ICTU zoekt Flexintens een Projectsecretaris voor 24-34 uur per week

Taakomschrijving
ICTU helpt overheden bij het verbeteren van hun dienstverlening met ICT. Als advies- en projectenorganisatie in dienst van het openbaar bestuur. Innovatief, creatief, technologisch hoogwaardig en met expertise in de uitvoering. Gedreven door vakmanschap, met hart voor de publieke zaak en zonder winstdoel. Resultaat voor de overheid, burgers en bedrijven staat daarbij steeds centraal.

Voor het PMO team zijn wij op zoek naar een ervaren projectsecretaris.
Het betreft niet een inhoudelijke invulling (zoals o.a. stakeholdersmanagement, stuurgroepen, inhoudelijk advies ed.) maar op het vlak van Bedrijfsvoering. De projectsecretaris ondersteunt en adviseert een project met name op het gebied van contracten/overeenkomsten, Inkoop en projectfinanciën. De secretaris zal meerdere projecten tegelijk ondersteunen.

Scope:
● de projectsecretaris wordt functioneel aangestuurd door de (verschillende) projectleiders
● de projectsecretaris is verantwoordelijk voor de PIOFACH taken binnen het project en project
   gerelateerde ondersteuning van de projectleider conform de ICTU brede kaders en richtlijnen.
   Hierin treedt de secretaris proactief op.

Meest voorkomende werkzaamheden :
Als projectsecretaris ben je de verbindende schakel tussen de projectleider en de directie Bedrijfsvoering (JZ, Inkoop, Financiën, Projectbureau, HR, Servicedesk)
Je bent een sparringpartner voor de projectleider en ondersteunt hem/haar met:

– Het voeren van de projectadministratie, (verplichtingenbeheer/budgetbewaking/urenadministratie) het opstellen van voortgangs- en maandrapportages. Je bewaakt de voortgang en rapporteert hierover aan de projectleider.

(incl facturatieproces / prestatieverklaringen)

– Het begeleiden van inkoopaanvragen ((mede)opstellen van de aanvraag en het begeleiden

  en monitoren van het proces aanvraag tot aan contract. (i.s.m. de afdeling Inkoop)

– Bij het inhuren van resources ben je ook verantwoordelijk voor het faciliteren van de start van

  de gekozen kandidaat (Indienstproces, afspraak maken voor facilitaire (en overall)
  onboarding, eerste begeleiding/uitleg/aanspreekpunt m.b.t de ICTU processen.

– (mede) Opstellen van projectovereenkomsten t.b.v. opdrachten/opdrachtgevers.

  Begeleiden/monitoren van het proces ‘opstellen overeenkomst tot aan getekende
  overeenkomst retour’. (i.s.m het projectbureau)

– Bijhouden van de projectsite op Sharepoint

– Opstellen decharges (administratief) in afstemming met Financiën/Control

– Documentbeheheer (sharepoint) en archivering na decharges

– Sporadisch kan ook gevraagd worden of je meewerkt aan events (als dat van toepassing is)

  en/of aanschuift bij overleggen om een actielijst bij te houden
 

Gewenste profiel
We zoeken iemand die zijn/haar sporen heeft verdiend in de rol van projectsecretaris, op het vlak van bedrijfsvoering, en die zich staande weet te houden in een dynamische en veeleisende multi-projectomgeving. Een secretaris die naast denkkracht ook van (operationeel) aanpakken weet.
Belangrijk aspect is ruime ervaring in projectfinanciën/verplichtingenbeheer en contractbeheer en het begeleiden van inkoopaanvragen/processen.

Als secretaris zal je, zoals eerder aangegeven, meerdere projecten in je portefeuille hebben. Daarmee ben je dan ook voor meerdere projectleiders het aanspreekpunt. En deze projectleiders zullen soms tegelijkertijd iets van jou verwachten. Overzicht houden, snel kunnen schakelen, continue over voortgang communiceren, flexibel en stressbestendig zijn, kunnen prioriteren, zijn dus belangrijke eigenschappen.

Als secretaris bewaak je ook de gestelde richtlijnen en processen. Richting de projectleiders zal je sterk in je schoenen moeten staan om dat vast te houden, maar tegelijkertijd moet je ook flexibel blijven om daar waar nodig mee te bewegen, en na te blijven denken over de werkprocessen.

Tevens ben je als secretaris de verbindende schakel tussen het project en stafafdelingen als Inkoop, Financiën, Control, Juridische Zaken en Facilitaire Zaken. Met deze afdelingen zal veel afstemming plaatsvinden in het kader van de bedrijfsvoering binnen je projecten.

Functie-eisen

Eisen

– •    Ten minste 1,5- 2 jaar recente aantoonbare werkervaring in de rol van project/programma secretaris (of vergelijkbare rol) op het vlak van(uitvoering van) bedrijfsvoering(processen)
– •    uiterlijk beschikbaar op 31 januari 2023

Wensen

– Relevante HBO opleiding
– Recente aantoonbare ervaring met support van meerdere projecten tegelijk
– Recente aantoonbare werkervaring op het vlak van begeleiden van inkoop aanvragen (in een uitvoerende rol)
– Recente aantoonbare werkervaring op het vlak van contractbeheer (o.ao opstellen overeenkomsten) (in een uitvoerende rol)
– Recente aantoonbare ervaring met beheer van complexe programma/project administratie / financieel (in een uitvoerende rol)
– Recente, aantoonbare werkervaring binnen de (Rijks)overheid

Arbeidsvoorwaarden
Arbeidsvoorwaarden worden per opdracht of vacature in overleg besproken. Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van (tijdelijk) personeel binnen toonaangevende organisaties met een maatschappelijk relevant karakter om zowel organisaties als professionals daarbinnen te ontwikkelen. Zo dragen we onder andere bij aan de ontwikkeling van verschillende ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties. Met een gemotiveerd team dat de markt en de mensen kent, streven we continu naar een professionele, maar toch informele dienstverlening die naar volle tevredenheid van alle partijen verloopt. Dit alles doen we vanuit onze kernwaarden kennis, daadkracht en vertrouwen.

Direct reageren op deze vacature