Als project assistent ondersteun je in eerste instantie twee programmamanagers, zij zijn verantwoordelijk voor het relatiebeheer met de klant Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (oftewel BZK). De programma’s en projecten die voor deze klant worden uitgevoerd vallen onder verantwoordelijkheid van deze twee programmamanagers. De één richt zich daarbij op het fysieke reisdocument; het proces van het maken van de documenten tot aan het verzenden waarbij de doorontwikkeling een belangrijk aspect is.De ander richt zich op de IT-systemen. Bijvoorbeeld het systeem waarmee de vingerafdrukken worden opgenomen om opgeslagen te worden in de chip op jouw paspoort. De programmamanagers zijn beide toegankelijke, leuke collega’s die op zoek zijn naar iemand die echt als hun rechterhand wil fungeren.

De functie van project assistent is nieuw binnen IDEMIA, je hebt dus alle ruimte om taken en verantwoordelijkheden naar je toe te trekken. Je hebt jouw eigen ‘toko’, dit vergt ook een stuk zelfstandigheid en pro-activiteit. Jij bent verantwoordelijk voor het coördineren van het hele administratieve proces rondom een project. Er lopen vaak zo’n 20 projecten naast elkaar. Tot jouw werkzaamheden behoort o.a. het;

• opstellen en controleren van offertes;
• maken en analyseren van rapportages;
• bijhouden van templates en het digitale archief;
• vastleggen en opvolgen van meetings (o.a. met BZK);
• organiseren events bij projectmijlpalen;
• bewaken facturatie en het aanvragen van projectcodes.

Functie-eisen

Jij hebt aantoonbaar hbo-niveau en een aantal jaar ervaring in een administratief ondersteunende rol. Je haalt energie uit het ontzorgen van anderen en ziet het werk liggen. Je hebt een goede kennis van het Officepakket, o.a. van Excel.

De voertaal binnen IDEMIA is Nederlands maar omdat het een internationale organisatie is heb je soms ook te maken met de Engelse taal en dien je deze dus ook voldoende te beheersen. 

Je denkt graag actief mee over procesverbeteringen, hoe kunnen dingen nog makkelijker en slimmer worden gedaan. 

Direct reageren op deze vacature