Als programmasecretaris vind jij het een uitdaging om de programmamanager Energietransistie en haar team te ondersteunen bij een breed pakket aan activiteiten. Jij zorgt daarbij voor het overzicht en blijft rustig in een regelmatig hectische omgeving. Complexe afspraken met externe inplannen, het mede organiseren van zowel interne als externe bijeenkomsten, het ondersteunen bij bestuurlijke overleggen en faciliteren van het team, jij pakt het allemaal op.
Ook het plannen, voorbereiden en notuleren van vergaderingen en het uitzetten en bewaken van de bijbehorende acties is voor jou een vertrouwd terrein. Daarnaast begrijp jij het belang van het toewijzen en verwerken van inkomende brieven in onze systemen en het tijdig afhandelen van facturen. En dat is nog niet alles, naast de secretariële- en logistieke ondersteuning word je ook inhoudelijk ingezet op ondersteunende werkzaamheden voor het programma Smart Delta Drechtsteden. Je verzamelt en verwerkt de input vanuit lokale gemeenten en/of de deelprogramma’s voor producten in het kader van de P&C-cyclus, zoals het Uitvoeringsprogramma en de Jaarverantwoording. Daarnaast pak je ook de coördinatie op van de halfjaarlijkse bestuurlijke monitoring overleggen.
Je werkt samen met je collega’s aan de doelen van stad en regio. Je vormt de verbinding tussen programmamanagement, bestuur, directie/gemeentesecretarissen, medewerkers en externe relaties. Je hebt toegang tot veel vertrouwelijke informatie en natuurlijk ga jij daar discreet mee om. Je staat open voor feedback, vernieuwingen en je hebt de kennis en ervaring om verfrissende verbeteringen voor te stellen.

Functie-eisen

Je bent een ervaren programmasecretaris die professionaliteit en flexibiliteit hoog in het vaandel heeft staan en je werkt op een betrokken en dienstverlenende wijze met de collega’s samen. Je hebt een goed gevoel voor onderlinge verhoudingen en representatie. Je staat stevig in je schoenen, bent stressbestendig en flexibel in denken en handelen. Je hebt gevoel voor prioriteiten, werkt nauwkeurig, bent sterk in organiseren en denkt door jouw opgeruimde karakter in mogelijkheden en oplossingen.

Daarnaast beschik jij over:
* ruime relevante ervaring met werken in een politieke omgeving.
* goed ontwikkelde communicatieve en oplossingsgerichte vaardigheden.
* goede kennis van het officepakket.
* uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.
* representatieve uitstraling.

Competenties:
* Zorgvuldigheid
* Aanjager
* Zelfstandigheid
* Resultaatgericht
* Representatief

Direct reageren op deze vacature