Op dit moment zijn wij opzoek naar een Programmasecretaris Organisatieontwikkeling.

Het programma organisatieontwikkeling is een veelomvattend en behoorlijk complex programma. In dit programma zitten twee onderdelen: leren & ontwikkelen, en organiseren & inrichten.

De complexiteit bestaat uit de veelheid aan acties die in 2023 zal worden ondernomen en waar de Programmasecretaris een belangrijke organiserende rol in heeft. De gemeente Zaanstad bevindt zich namelijk op een kruispunt: we gaan een gedeelte van de organisatie reorganiseren en opnieuw inrichten in sturing. Hiervoor moeten nog veel zaken worden uitgewerkt met veel verschillende interne en externe collega’s. En daarnaast willen we gericht leren en ontwikkelen op houding, gedrag en samenwerking. Een belangrijk deel daarvan is een uitgebreid leiderschapsprogramma dat later in 2023 van start zal gaan.

De functie van Programmasecretaris omvat in het programma daarom de volgende aspecten:
• De secretaris wordt aangestuurd door de twee programmamakers van beide onderdelen. Voor beide onderdelen zijn teamoverleggen. De secretaris zal de afspraken die worden gemaakt vastleggen op het digitale Trellobord, en is (mede) verantwoordelijk voor het bewaken / aanspreken van de acties en deadlines die daarop weergegeven staan.
• Spin in het web mbt organiseren van allerlei bijeenkomsten op beide onderdelen, het bijhouden van de uitkomsten van die bijeenkomsten, én de impact op vervolgbijeenkomsten kunnen inschatten.
• De functie vraagt meer dan alleen plannen en mensen uitnodigen. We vragen expliciet dat de secretaris meedenkt en spiegelt op deze bijeenkomsten. Zoals: Wat is de goede samenstelling? Worden de juiste mensen genodigd of vergeten we iemand? Wat is de juiste setting en locatie voor de bijeenkomst?
• De Programmasecretaris zal ook betrokken zijn bij de voorbereidingen/logistieke organisatie van het leiderschapsprogramma dat later dit jaar zal starten. Dit zal zijn onder aansturing van een interne projectleider. Dit programma is een ‘groot kluwen’ aan leermomenten met externe trainers en circa 80 leidinggevenden, die voor langere tijd in wisselende samenstellingen aan de slag gaan. Een stevige klus.
• Van de secretaris wordt een hoge mate van stressbestendigheid gevraagd: het tempo ligt hoog en de vragen zijn uiteenlopend. De secretaris werkt in een team met 10 collega’s (en groeiende) die op verschillende thema’s aan de slag zijn.

Functie-eisen

• Kan hoog tempo aan van acties en inhoud om zich heen;
• Stressbestendig;
• Expert in organiseren;
• Is liefdevol & streng in het bewaken van gemaakte afspraken;
• Kan makkelijk overweg met (digitale) tools om overzicht te houden;
• Heeft bij voorkeur ervaring met de gemeente Zaanstad (met oog op wie waarvoor verantwoordelijk is) en met de stad zelf (dit met oog op locaties voor bijeenkomsten).

Direct reageren op deze vacature