Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 24-02-2023 tot 12:00 uur.

Functiebeschrijving

Voor de Provincie Gelderland is FlexIntens op zoek naar een Procesmanager Metrokaart voor 24 tot 32 uur per week.

Opdracht omschrijving

Gelderland, de mooiste provincie van Nederland! Elke dag werken we in de grootste provincie van Nederland samen met 1500 medewerkers om Gelderland mooi, schoon, welvarend en gaaf te houden van en voor ons allemaal. We doen dit met veel inzet, motivatie, kennis en kunde en uiteraard samen met allerlei organisaties en andere partijen. Samen zoeken we telkens naar nieuwe passende oplossingen voor complexe maatschappelijke opgaven zoals energietransitie, mobiliteit of milieu. Dit maakt ons werk uitdagend, interessant en zinvol.

De grote opgaven waar de provincie voor staat (o.a.kimaat, water, stikstof, landbouw en natuur) vragen om een integrale aanpak via omgevingsgericht werken -samen met partners- en een sterke focus op realisatie. De provincie is sterk in het maken van beleid en plannen.  De uitvoeringskracht heeft een impuls nodig. Daarom wordt gewerkt aan een effectieve en efficiënte uitvoeringsorganisatie. Door goed te beschrijven wie welke taken, verantwoordelijkheden en rollen heeft in elke fase van het werkproces volgens de beleidscyclus, wordt er efficiënter en effectiever gewerkt. Daardoor worden meer maatschappelijke resultaten gerealiseerd.

Binnen de kolom Mobiliteit is de zogenaamde Metrokaart ontwikkeld om het werkproces te structureren volgens de beleidscyclus. Er is een kaart die eruit ziet als een metrokaart met metrolijnen (processen) en haltes. De haltes zijn stappen in het proces. Op de haltes kun je doorklikken om te zien wat er moet gebeuren door wie en wanneer en zijn hulpmiddelen beschikbaar. Via de metrokaart wordt ons werkproces en de samenhang tussen programmeren (beleid), uitvoering en beheer inzichtelijk gemaakt.

Voor Omgevingsgericht werken en Vergunnigverlening, Toezicht en Handhaving willen we op eenzelfde manier werken en ook zo’n metrokaart maken.  Mogelijk – na een evaluatie- wordt deze manier van werken in grotere delen van de organisatie of de hele organisatie ingevoerd. 

Binnen Omgevingsgericht werken en VTH zijn door de proceseigenaren procesteams aangesteld. Dit zijn medewerkers uit het werkveld die met elkaar het proces vormgeven en beschrijven. Het procesteam is verantwoordelijk voor de totstandkoming van de procesbeschrijvingen, de beschrijvingen van taken, rollen en verantwoordelijkheden en het verzamelen van de brondocumenten. De procesteams worden ondersteund door de procesmanager metrokaart.  

De kern van de opdracht is het maken van drie metrokaarten (electronisch beschikbare procesbeschrijvingen met doorklikmogelijkheid) voor: 

– Het algemeen Hoofdproces (hele beleidscyclus) 
– Omgevingsgericht werken (OGW) (hele beleidscyclus) 
– Vergunningverlening, Toezicht & Handhaving (VTH). 

Daarnaast het helpen bij de totstandkoming van deze processen en er mede voor zorgen dat volgens deze processen gewerkt wordt. Hiervoor stelt de procesmanager metrokaart minimale vereisten op en geeft een advies voor de borging van de nieuwe processen. Indien gevraagd ook meehelpen met het beschrijven van processen.

Het voortouw bij het beschrijven van de inhoudelijke processen ligt bij het procesteam Omgevingsgericht werken, respectievelijk -Opdrachtgeversteam VTH (OT-VTH). Zij moeten hun werk voor 16 juni a.s. af hebben. De procesmanager metrokaart helpt hierbij en is deelnemer aan het procesteam. Hij/zij zorgt ervoor dat helder is welke kwaliteit vanuit procesoptiek/de metrokaart geleverd moet  worden – die kwaliteit moet nog door hem/haar worden bepaald – en brengt dat in. Nadat de procesteams klaar zijn zorgt de procesmanager metrokaart ervoor dat er zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen 2 maanden na oplevering, een werkende metrokaart is voor dat proces.  

Er is een concept-hoofdproces dat gebruikt moet worden als uitgangspunt. Na het maken van de metrokaarten voor Omgevingsgericht werken en VTH stelt de procesmanager metrokaart het hoofdproces bij op basis van de opgedane ervaringen.  

De metrokaarten; 

– Bevatten herkenbare producten/processtappen;
– maken helder in de werkprocessen welke taken, rollen en verantwoordelijkheden er zijn;
– maken helder wanneer, in het kader van de Wet open overheid (WOO), actieve openbaarmaking noodzakelijk is; 
– kennen een doorklik functie naar onderliggende werkbeschrijvingen, geldende kaders, sjablonen en formats. 

Om een beeld te geven van de verwachtingen: Als de metrokaarten klaar zijn zou een nieuwe medewerker moeten weten wat hij/zij te doen heeft door het proces te volgen. 

Collega’s moeten volgens deze processen gaan werken. De procesmanager metrokaart adviseert wat hiervoor nodig is en brengt dat in bij de procesteams.

Daarnaast evalueert de procesmanager metrokaart het maken van de processen, het maken van de metrokaart en adviseert de opdrachtgever of dit vervolg verdient in de organisatie en wat daarvoor nodig is. 

Verantwoordelijkheden

Taken en verantwoordelijkheden van de procesmanager metrokaart: 

– De procesmanager levert 3 metrokaarten op als boven omschreven; 
– Als de procesteams de resultaten opleveren maakt de procesmanager binnen 2 maanden de metrokaart en wordt deze gepubliceerd op SharePoint; 
– Hij/zij bepaalt de kwaliteitseisen waaraan de processen moeten voldoen en brengt die in bij de procesteams verantwoordelijk voor het maken van het proces; 
– De procesmanager adviseert wat ervoor nodig is de mensen volgens de processen te laten werken en handelt hiernaar binnen zijn eigen opdracht; 
– De procesmanager evalueert het maken van de metrokaart en adviseert de opdrachtgever of dit vervolg verdient in de organisatie; 
– De procesmanager bewaakt de kwaliteit en volledigheid van de aangeleverde informatie en fungeert als klankboord op het gebied van procesmanagement; 
– Hij ondersteunt en adviseert de procesteams en coacht indien nodig op het vakgebied procesmanagement; 
– De procesmanager creëert overzicht, onderhoudt de relatie met opdrachtgever en signaleert risico’s die het proces in gevaar kunnen brengen;  
– De procesmanager stemt de voortgang periodiek af in de klankboordgroep en stuurgroep; 
– Verder zorgt de procesmanager voor afstemming tussen de verschillende afdelingen. 

Wij zoeken een expert op het gebied van procesmanagement die op een verbindende manier in staat is om collega’s vanuit verschillende disciplines en met verschillende kernkwaliteiten te helpen bij het opzetten van procesmanagement. Die daadkrachtig is en goed kan uitleggen wat de waarde is van procesmatig werken voor de realisatie van provinciale doelen. Op het goede moment ben je pragmatisch waarbij je het doel vasthoudt. Goed luisteren is een kernkwaliteit. Je weet wanneer er knopen doorgehakt moeten worden en legt die voor aan de opdrachtgever of de stuurgroep.

Functie-eisen

Eisen:

– Externe beschikt aantoonbaar over minimaal een afgeronde HBO opleiding;
– Externe heeft aantoonbaar minimaal 4 jaar ervaring (opgedaan in de periode 2015 – heden) in de functie/rol van procesmanager of in een vergelijkbare sturende functie/rol;
– Externe heeft aantoonbaar ervaring (opgedaan in de periode 2015 – heden) in het leidinggeven aan een project waarbij een samenwerking en een gedeelde visie zijn bereikt (doorvoeren van een verandering) tussen verschillende afdelingen en/of disciplines.

Wensen:

– Externe heeft aantoonbaar ervaring (opgedaan in de periode 2015 – heden) in de functie/rol van procesmanager bij of voor een overheidsorganisatie of non-profit organisatie, aan te tonen met praktijkvoorbeelden;
– Externe heeft aantoonbaar ervaring als projectleider (opgedaan in de periode 2015 – heden) met het implementeren van procesmanagement bij een overheidsorganisatie of non-profit organisatie, waarbij meerdere bedrijfsonderdelen en/of afdelingen betrokken waren, aan te tonen met praktijkvoorbeelden;
– Externe heeft aantoonbaar ervaring met de Omgevingswet en Vergunningverlening & Handhaving en Integraal Beleid, aan te tonen met praktijkvoorbeelden.

Arbeidsvoorwaarden
Arbeidsvoorwaarden worden per opdracht of vacature in overleg besproken. Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van (tijdelijk) personeel binnen toonaangevende organisaties met een maatschappelijk relevant karakter om zowel organisaties als professionals daarbinnen te ontwikkelen. Zo dragen we onder andere bij aan de ontwikkeling van verschillende ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties. Met een gemotiveerd team dat de markt en de mensen kent, streven we continu naar een professionele, maar toch informele dienstverlening die naar volle tevredenheid van alle partijen verloopt. Dit alles doen we vanuit onze kernwaarden kennis, daadkracht en vertrouwen.

Direct reageren op deze vacature