PR-assistent / Kantoor assistent

Turntoo zoekt een PR en KANTOOR ASSISTENT (m/v) voor 20-36 uur per week.

Het in Amsterdam gevestigde bureau Turntoo werkt vanuit een sterk bewustzijn ten aanzien van de maatschappij en de wereld waarin wij leven. Turntoo ontwikkelt innovatieve business modellen om de circulaire economie te stimuleren en is een zusterorganisatie van RAU Architecten. Thomas Rau is oprichter en eigenaar.

Functieomschrijving

Turntoo is op zoek naar een gecombineerde PR en kantoor assistent voor de volgende werkzaamheden:

PR-assistent

• Lezingen: verwerken aanvragen, inplannen en agenda beheer, afstemming met extern sprekersbureau en klanten, logistieke voorbereidingen, administratie en facturatie;
• Publicaties: verwerken en afstemmen aanvragen, inplannen en agenda beheer interviews en fotoshoots, bewaken kwaliteit voorgestelde teksten en definitieve publicatie, bijhouden administratie en PR-dossier;
• Website beheer door periodiek updaten teksten en nieuwsitems (CMS);
• Beheer van social media;
• Incidentele mailings naar partners en klanten.

Het zwaartepunt van de werkzaamheden ligt bij het coördineren van lezingen en publicaties.

Kantoor assistent

• Beheer infoboxen: inclusief zelfstandig verwerken aanvragen, administratie en opvolging;
• Vraagbaak en 1e (telefonische) aanspreekpunt voor medewerkers, klanten en geïnteresseerden;
• Algemeen agenda en adressenbeheer (Daylite) waarin de juiste prioriteiten worden gesteld bij het inplannen van afspraken, specifiek agenda beheer directeur;
• Eenvoudige boekhoudkundige handelingen zoals verwerken inkoopfacturen, opstellen verkoopfacturen en benaderen crediteuren m.b.t. openstaande facturen, controleren facturen leveranciers en desgewenst actie ondernemen;
• Eerste aanspreekpunt voor facilitaire zaken o.a. huisvesting, schoonmaak, kantoorbenodigdheden, telefonie, lunch, print- en IT-systeem;
• Verwerken inkomende post;
• Ontvangst van gasten;
• Incidenteel notuleren vergaderingen.

Functie-eisen

• Minimaal HBO werk- en denkniveau
• Relevante werkervaring als assistent binnen een projectgedreven- of marketingomgeving;
• Goede organisatorische vaardigheden: plannen en organiseren, bewaren overzicht, bewaken prioriteiten en oog voor details;
• Uitstekende kennis van de Nederlandse en Engelse taal in woord en schrift. Kennis van Duits is een pre;
• Vaardig met Mac OS X en Word, Excel en Powerpoint en het vermogen om snel nieuwe (ICT) procedures aan te leren.
• Communicatief sterk: oa mondeling en schriftelijk de juiste vragen kunnen stellen aan externen, informatie filteren, foutloos schrijven.

Wie zoeken we?

Herken jij je in de competenties accuraat, planmatig, zorgzaam en klantvriendelijk?

In deze functie ben je het aanspreekpunt voor veel externe contacten en tegelijkertijd ondersteunend aan de interne organisatie. Dit vraagt een servicegerichte, pro-actieve invulling, met uitstekende communicatieve vaardigheden en goed in staat de visie van het bureau uit te dragen. Verder kun je snel schakelen, ben je nauwkeurig, heb je een groot improvisatievermogen en een goed humeur.

Werkervaring in een soortgelijke functie heeft een sterke voorkeur. Daarnaast hebben we de voorkeur voor iemand die op korte reisafstand van het kantoor woont.

Je moet in staat zijn om ’s ochtends tussen 8.00 en 10.00 te beginnen. De uren worden gelijkmatig over de week verspreid.

Organisatiekenmerken

Het gaat om dynamische organisaties, waar veel ontwikkelingen gaande zijn en waar van de medewerkers een hoge mate van flexibiliteit en betrokkenheid wordt gevraagd. De sfeer is persoonlijk, en gedreven.

Arbeidsvoorwaarden

Uitgangspunt is de CAO voor personeel in dienst van architectenbureaus.

Invulling van de functie is zowel parttime als fulltime mogelijk (20 – 36 uur per week).

Salaris wordt bepaald op basis van ervaring en invulling. Indicatief is € 2.100 – 2.900 bruto per maand gebaseerd op 36 uur per week.

Solliciteren

Mail je cv en motivatie vóór 5 april a.s. naar info@turntoo.com.

Vragen

Bij vragen over de functie of Turntoo kan contact worden opgenomen met Debbie Appleton via 020 509 1059 of info@turntoo.com. Meer informatie over Turntoo is te vinden op www.turntoo.com.

Direct reageren op deze vacature