Als office assistant heb je echt een sleutelrol op de locatie Schiphol. Je werkt voor de site manager en zijn team. Daarnaast werk je nauw samen met de andere assistenten en de externe partij die verantwoordelijk is voor alle facilitaire zaken op de locatie.

Als assistent van de site manager ben je verantwoordelijk voor het beheren van zijn agenda en het maken van presentaties in Powerpoint. Ook zorg je ervoor dat alles op de site goed geregeld is. Denk aan het bestellen van kantoorartikelen en visitekaartjes, maar ook het checken van de vergaderzalen en actie ondernemen als deze niet netjes zijn. 

De locatie in Amsterdam is wereldwijd een bekende locatie. De locatie wordt dan ook zeer frequent bezocht door VIP’s vanuit de organisatie. Jij coördineert en regelt deze bezoeken tot in de puntjes. Denk aan het regelen van vluchten, vervoer vanaf de luchthaven, hotel, restaurants etc. Ook tijdens het bezoek ben je het aanspreekpunt voor de gast. Arriveert de gast om 7.30 uur, dan zorg jij natuurlijk dat jij er bent voor een warm ontvangst.

Je werkt in een multiculturele omgeving en hebt te maken met verschillende tijdzones. Dit brengt uitdagingen met zich mee in het plannen en organiseren van meetings, maar bijvoorbeeld ook qua speciale dieetwensen.

De voertaal binnen deze organisatie is Engels. Echter, in jouw contacten met bijvoorbeeld de catering zal er ook Nederlands gesproken worden.

Op dit moment werkt iedereen vanuit huis. Echter, zodra het weer mogelijk is, zal jij 100% op de locatie werken. Hoe kan je anders de perfecte gastvrouw zijn!

Functie-eisen

Ben jij toe aan een volgende stap in jouw carrière? En vind jij het fijn om heel zelfstandig te werken in een omgeving met veel vrijheid? Dan is deze functie perfect voor jou! Wij zoeken iemand met ervaring met agendabeheer, het maken van presentaties in Powerpoint en het organiseren van bijeenkomsten.

Naast deze ervaring is het belangrijk dat je een gastvrije houding hebt en pro-actief meedenkt met de site-manager en andere collega’s. 

Het is belangrijk dat je nee durft te zeggen en je werkzaamheden goed prioriteert.

Tot slot kom je regelmatig in aanraking met vertrouwelijke informatie. Jij bent dan ook super integer.

HBO werk- en denkniveau 

Engels: goed

Nederlands: voldoende – goed 

Direct reageren op deze vacature