Wij zijn op zoek naar een enthousiaste en pro-actieve medewerker. Je werkt zelfstandig met oog voor detail en tegelijkertijd kan je het overzicht behouden.

In de functie van Medewerker ondersteuning bedrijfsvoering ben je bezig met de volgende werkzaamheden:

Tijdschrijven

• Maakt analyses van adviesaanvragen die via het loket binnenkomen, deelt deze in logische categorieën in, teneinde de herkomst en tijdsbelasting van de diverse werkzaamheden vast te stellen.
• Stelt rapportages samen, waarbij gebruik gemaakt wordt van verschillende databronnen.
• Legt onderlinge verbanden te leggen tussen lopende opdrachten, interne verrekeningen en de gebruikersbehoefte.
• Levert prestatieoverzichten uit Timetell aan het management voor interne en externe presentaties.
• Signaleert en rapporteert knelpunten aan het management, adviseert het management over oplossing en/of lost eenvoudige vraagstukken zelfstandig op.
• Signaleert en rapporteert looptijden van opdrachten aan het management.

Administratie opdrachtenportefeuille

• Verzorgt de administratieve en tijdige afhandeling van de offertes: controleert startformulieren en offertes en verwerkt deze in het tijdschrijfsysteem. Verzendt offertes en bewaakt of deze ondertekend retour komen.
• Verantwoordelijk voor de administratieve en correcte afhandeling van de facturatie: maakt inkooporders aan in AFS voor facturen boven de €1.000,-en controleert of deze goed gekoppeld zijn. Controleert of gemaakte afspraken correct zijn verwerkt in facturering. Controleert de ingeboekte facturen op kostenplaats en zorgt voor de tijdige afhandeling van facturen (90% tijdigheid).
• Zorgt voor een sluitende urenadministratie in Timetell, door middel van het bijhouden van de mailbox, het verwerken van de urenverantwoordingen, het actief ophalen van urenverantwoordingen c.q. reminders uit te sturen aan collega’s. Informeert medewerkers en opdrachtgevers m.b.t. offertes en urenoverzichten.
• Maakt overzicht van gerealiseerde uren t.o.v. de urenprognose
• Bewaakt de tijdigheid van verzending van interne verrekeningen en afstemmingsoverzichten.
• Onderhoudt contact met de opdrachtgevers en adviseurs over offertes en facturering.
• Signaleert en rapporteert knelpunten aan de betreffende afdelingsmanager

Functie-eisen

De medewerker Bedrijfsvoering beschikt over een zekere kennis van administratie opdracht portefeuille ( bij voorkeur AFS) en tijdschrijfsystemen ( bij voorkeur timetell). Deze functie komt niet voor binnen het juridisch bureau, zodoende dient de medewerker zelfstandig het werk te kunnen vormgeven, op details te letten en tegelijkertijd het overzicht kunnen behouden. De medewerker heeft een hbo werk- en denkniveau.

De medewerker heeft contacten met het MT en collega’s van het Juridisch Bureau en met opdrachtgevers; dit zijn gemeentelijke organisaties zoals het Ingenieursbureau, Vastgoed, Facilitair Bureau. Daarnaast heeft de medewerker contact met leveranciers van tijdschrijfsystemen en/of andere leveranciers voor specifieke diensten .

Aan competenties breng je mee:

• Plannen
• Omgevingsbewustzijn
• Klantgerichtheid
• Samenwerken
• Stressbestendig
• Verantwoordelijkheid

Direct reageren op deze vacature