Ben jij een doorgewinterde ondersteuner en krijgt energie van het werken in een hecht team dat opereert in een complexe en dynamische werkomgeving? Lees dan snel verder!

Voor de Immigratie en Naturalisatie dienst (IND) in Den Haag zijn wij opzoek naar een Managementondersteuner.
Al Managementondersteuner draag je samen met je collega’s – zorg voor een vakbekwame en effectieve ondersteuning van de leiding van de directie A&B. Daarnaast werk je regelmatig samen met de managementondersteuners van de hoofddirecteur en de overige directies van de IND.

Als managementondersteuner vorm je als het ware de ‘toegangspoort’ tot de MT-leden voor de interne organisatie en partijen buiten de IND. Je beheert de complexe agenda van de MT-leden en stemt deze in goed overleg af met relevante partijen. Je zet verzoeken tot annotaties voor de verschillende overleggen uit bij de betrokken adviseurs. Daarnaast beheer je de mailbox van de MT-leden en behandelt inkomende en uitgaande post. Daarbij schat je de urgentie van de berichten in en maakt daarvan eventueel samenvattingen. En handelt reisaanvragen en declaraties af in de daarvoor bestemde systemen. Je bewaakt de voortgang en afdoening van gemaakte afspraken en genomen besluiten. Je signaleert knelpunten en onjuistheden en draagt hiervoor verbeteringen aan.

Je verstrekt inhoudelijke informatie aan stakeholders over de stand van zaken van de in behandeling zijnde onderwerpen en je verwijst zo nodig door naar de medewerker die het onderwerp in behandeling heeft.
Je verzorgt de verwerking en afhandeling van vertrouwelijke stukken. Je zet de stukken voor de overleggen van de directeur en de MT-leden klaar in het administratieve systeem (iBABS).

Je voert documenten in het digitale postsysteem (Digijust) en bewaakt de voortgang van de documentenstroom.

Ter ondersteuning van de 13 operationeel managers van de locaties Den Haag, Zwolle en Den Bosch voer je administratieve taken uit, zoals o.a. het organiseren van in- en externe bijeenkomsten.

Je denkt proactief mee in verbetering van de administratieve processen, toont initiatief en hebt een dienstverlenende houding.

De voornaamste elementen in jouw rol zijn:

• In een ondersteunde rol te zorgen dat de MT-leden hun taken zo goed mogelijk kunnen uitvoeren;
• Zorgen dat voortgang van gemaakte afspraken en besluiten worden bewaakt;
• Dat het secretariaat als een goed geoliede machine functioneert.

Het leukste aan deze functie is dat een lastige opdracht vaak onmogelijk lijkt, totdat de grote klus gedaan is en je trots kunt zijn op jezelf!

Functie-eisen

• Je beschikt over een mbo werk- en denkniveau. Bij voorkeur heb je een secretariële opleiding gevolgd (bv MBO niveau 4 directiesecretaresse/ managementondersteuner);
• Beschikt over minimaal 2 jaar succesvolle ervaring als managementondersteuner (of een vergelijkbare functie);
• Je bent typevaardig en hebt een goede beheersing van Windows-gestuurde MS Office-applicaties (zoals Outlook, Word, Excel en PowerPoint);
• De inrichting en werkwijze van de IND is jou bekend of je bent in staat om deze op korte termijn in de vingers te krijgen;
• Je beschikt over een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift. Dit zien we graag in jouw motivatiebrief terug;
• Je hebt aantoonbare ervaring en affiniteit met het werken in een digitale werkomgeving (bv MS Office, Webex, Citrix, Digijust, Leonardo) en kunt jezelf goed redden met digitale middelen.

Direct reageren op deze vacature