De directie Zuidas is op zoek naar een managementassistent ter ondersteuning van het team Zuidas. In eerste instantie zal je werken voor de strategisch adviseur en de financieel adviseur. Afhankelijk van het profiel van de kandidaat kunnen de werkzaamheden in de loop van de tijd worden uitgebreid. Je werkt nauw samen in een team van 5 secretaresses.

Dit doe je op een gemiddelde werkdag:

– Beheer van agenda’s en regelt afspraken; het gaat hier om gecompliceerde afspraken;
– Meelezen in de mails van de manager, beoordeelt de noodzaak en bewaakt de ontwikkeling van actiepunten;
– Opstellen van (concept)brieven en deze verzendklaar maken; bewaakt de huisstijl;
– Archiveren van stukken en het verrichten van diverse administratieve werkzaamheden;
– Waar nodig organisatorisch en administratief voorbereiden van vergaderingen.
– Diverse ad-hoc werkzaamheden afgestemd op het niveau van de medewerker;
– Achtervang receptionistes Zuidas: beheer van de vergaderfaciliteiten, het boeken van de vergaderzalen, aannemen en evt. doorverbinden van inkomende telefoongesprekken.

Functie-eisen

Voor deze functie managementassistent Zuidas beschik je over:

– Mbo werk- en denkniveau, met de voorkeur voor een opleiding in secretariële vakrichting;
– Goed bekend met het Microsoft Office pakket (Word, Excel, Outlook, Power Point, etc.);
– Ervaring als managementassistent;
– Uitstekende schriftelijke- en mondelinge vaardigheden in de Nederlandse taal;
– Kunnen notuleren van vergaderingen dan wel het opstellen van besluiten-/actielijsten is een pre.

Aan competenties breng je mee:

– Plannen – Plant en coördineert activiteiten efficiënt om resultaten te behalen binnen een gegeven periode, waarbij de middelen zo goed mogelijk worden benut.
– Omgevingsbewustzijn – Laat blijken goed geïnformeerd te zijn over vakinhoudelijke, organisatorische, maatschappelijke, politieke ontwikkelingen of andere omgevingsfactoren en weet deze effectief te benutten voor de eigen functie of organisatie.
– Klantgerichtheid – Speelt in op de wensen van de klant.
– Verantwoordelijkheid – Is aanspreekbaar op eigen handelen en/of dat van anderen en neemt de consequenties.
– Stressbestendigheid – Blijft effectief werken onder druk, bij tegenslag en/of in een hectische omgeving.

Direct reageren op deze vacature