Als management- en project assistent kom je te werken op de afdeling Office Management en Project Office. In dit team werken 20 collega’s, de communicatie is open en ze werken prettig samen. Zij ondersteunen organisatiebreed, zowel voor de locatie Amsterdam als Utrecht. Een deel van de afdeling richt zich puur op projectondersteuning en een deel heeft een gecombineerde functie als management- en project assistent. Jij bent ongeveer de helft van de tijd bezig met management/afdelingsondersteuning en de helft met het supporten van projecten.

Je bent onder andere verantwoordelijk voor: 

• agendabeheer, plannen van (complexe) afspraken, mailboxbeheer;
• notuleren, opvolging van afgesproken acties;
• organiseren van (interne) bijeenkomsten/activiteiten, boeken van (externe) vergaderkamers;
• boeken van reizen en congressen;
• optimaliseren en beschrijven van (werk)processen;
• opstellen en redigeren van (concept) teksten, rapportages, presentaties, contracten;
• zorgen voor optimale informatievoorziening (documentmanagement, contractbeheer);
• inzichtelijk maken van de voortgang van de projecten (tbv RvB, management en portfolioboard)
• zorgen voor en bewaken van projectrapportages;
• opstellen en bewaken van projectplanningen.

Functie-eisen

Je past in het team als je sociaal bent, graag samenwerkt, je prettig voelt in een informele omgeving en graag lekker druk bezig bent. Voor deze functie zijn wij op zoek naar een management assistent met enkele jaren ervaring in een soortgelijke functie. Het is een pré als je zowel ervaring hebt in zowel profit als non-profit omgevingen. Daarnaast ben je gewend om in een (secretariaats-) team te werken. 

Direct reageren op deze vacature