In verband met ziektevervanging zoeken we een ervaren managementassistente die gewend is managers en afdelingen te ondersteunen op organisatorisch en administratief vlak.

Wat ga je doen?
Je ontzorgt de manager(s) door werk uit handen te nemen en ondersteuning te bieden. Zo maak je afspraken voor de managers en zorgt dat de agenda kloppend blijft Je beoordeelt, prioriteert verzoeken die binnen komen en ondersteunt bij het aannemen van personeel, inboeken van financiële zaken, voorbereiden van vergadering en draagt zorg voor archivering. Zo nodig notuleer je. Je bent vraagbaak en spin in het web voor de afdeling op administratief en organisatorisch gebied.
In jouw rol zie jij toe op uitwisseling en onderlinge afstemming van informatie uit diverse overlegvormen. Je weet op een juist wijze om te gaan met ambtelijke, politieke en bestuurlijke verhoudingen.

Met enige regelmaat worden er evenementen en bijeenkomsten (voor medewerkers) georganiseerd, waarbij je meedenkt en assisteert. Verder verricht je dienstverlenende taken, voer je diverse administratieve ondersteunende taken uit en organiseer je in opdracht diverse activiteiten.

Je draagt als managementassistente bij aan de opbouw van het secretariaat en het handen en voeten geven van ondersteunende werkprocessen.

Functie-eisen

Je bent een organisatorisch sterk en gewend is om met verschillende partijen te communiceren en kan snel kan schakelen. Je bewaart de kalmte in de hectiek van de dag en je kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie. Je staat stevig in je schoenen, kan goed zelfstandig werken en je hebt een proactieve houding ten aanzien van de managers en ontzorgt hen. Je kunt een goede bijdrage kan leveren aan het organiseren van het secretariaat en hebt een goed idee op welke wijze je manager(s) kunt ondersteunen op organisatorisch vlak. Je ziet het werk en wee hier handen en voeten aan te geven.

• Een uitgebreide kennis en ervaring binnen een soortgelijke functie en bij voorkeur ervaring in soortgelijke organisatie
• kennis en ervaring van MS Office en een uitstekende beheersing van Outlook, Word en Excel, Teams, sharepoint en oracle.
• Organisatorisch sterk en kan goed samenwerken
• Kan goed plannen bewaart het overzicht
• Stressbestendig
• 24-32 uur per week

Direct reageren op deze vacature