Heb jij interesse in een baan als Management Assistent in een dynamische en afwisselende organisatie? Lees dan snel verder!

Voor het Instituut Mijnbouwschade Groningen (IMG) zijn wij opzoek naar meerdere management assistenten. Als managementondersteuner ben je het eerste aanspreekpunt voor jouw teammanager(s) en/of afdelingsmanager. Dankzij jouw secretariële, organisatorische en administratieve ondersteuning ontzorg jij jouw managers. Dit betekent dat jij een organisatietalent bent die partijen van verschillende niveaus met elkaar verbindt, bijeenkomsten inplant, er op toeziet dat de gemaakte afspraken worden nagekomen en deadlines worden gehaald. Je zorgt er samen met jouw collega’s voor dat de documenten- en informatiestroom vlekkeloos verloopt. Daarnaast ondersteun je bij de in- en uitstroomprocessen van collega’s en regelt de IT-aanvragen.

Naast het ondersteunen van jouw managers op secretarieel en organisatorisch vlak beheer je de complexe agenda’s en de mailboxen. Je leest mee in de mail en prioriteert, archiveert en pakt de berichten op die jij kan afhandelen. Daarnaast ben je in grote lijnen inhoudelijk op de hoogte van wat er speelt binnen de afdeling. Hierdoor maak je makkelijk verbanden tussen de complexe agenda’s, wat helpt bij het prioriteren. Het is een brede functie die aangevuld wordt met administratieve taken vanuit het team en de managers. Om dit te kunnen doen maak je deze taken en procedures snel eigen.

Met jouw organiserend vermogen, energie en stressbestendigheid ben jij een echte aanwinst voor IMG! Daarnaast draag je bij aan een positieve werksfeer, waarbij wij de samenwerking binnen IMG erg belangrijk vinden. Door bijvoorbeeld jouw collega-managementondersteuner te vervangen bij afwezigheid.

Kortom, een veelzijdige functie met veel uitdaging, verantwoordelijkheden en ontwikkelmogelijkheden, waarbij je samen met jouw collega-managementondersteuners ervoor zorgt dat het management van IMG zijn werkzaamheden optimaal kan uitvoeren.

Functie-eisen

• Opleiding op MBO-niveau bij voorkeur in een administratieve of secretariële richting;
• Ruime aantoonbare kennis en werkervaring als managementondersteuner;
• Een goede beheersing van Office-programma’s als Word, Excel, PowerPoint en Teams;
• Hoofd en bijzaken kunnen scheiden, zodat je goed kunt prioriteren;
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Je hebt snel door welke onderwerpen gevoelig liggen en welke belangen er spelen binnen de organisatie. Je gaat professioneel en doelbewust om met de informatie die je tot je krijgt;
• Zelfstandige, flexibele houding, pragmatische insteek en bereidheid om werkzaamheden van anderen over te nemen en geen 9-17 mentaliteit.

Competenties:

• Klantgerichtheid;
• Voortgangscontrole;
• Plannen-en-organiseren;
• Organisatiesensitiviteit;
• Samenwerken;
• Integriteit;
• Zelfontwikkeling.

Direct reageren op deze vacature