Ben jij een multi tasker, haal jij energie uit het goed organiseren van zaken, orde aanbrengen in chaos en ben je op zoek naar een dynamische functie binnen de Rijksoverheid?

Voor het Openbaar Ministerie in Utrecht zijn we op zoek naar een management assistent die van aanpakken weet!
In de functie van managementassistente bied je secretariële ondersteuning aan het management van Informatievoorziening Openbaar Ministerie (IVOM).

De werkzaamheden die jij gaat uitvoeren zullen bestaan uit:

• Beheer van diverse agenda’s, maakt afspraken, stelt prioriteiten en levert een bijdrage aan een efficiënte tijdsplanning;
• Organiseren van vergaderingen en overleggen, stelt agenda’s op en zorgt voor tijdige aanlevering van stukken;
• Aanvragen van autorisaties aan via een registratiesysteem, bestelt en organiseert op verzoek van de leidinggevenden diversen zaken rondom personele aangelegenheden;
• Je maakt een realistische inschatting van urgentie en belang van zaken.;
• Schakelen tussen verschillende onderwerpen in een dynamische omgeving en kiest daarbij een aanpak en gedragsstijl die past bij de situatie;
• Je volgt de ontwikkelingen in de organisatie en omgeving en attendeert de leidinggevenden op zaken die persoonlijke aandacht nodig hebben;
• Beheren van (vertrouwelijke) informatie, documenten en dossiers;
• Het maken van heldere afspraken en komt deze na en vindt een balans tussen een dienstverlenende en assertieve houding.

Functie-eisen

• In het bezit van een MBO+-diploma op niveau 4 en je beschikt over HBO werk- en denkniveau;
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift, bent bekend en hebt ervaring met Office;
• Je bent dienstverlenend en klantgericht, kunt goed plannen en organiseren en bent in staat om details niet uit het oog te verliezen;
• Verder kun je goed coördineren, luisteren, ben je organisatiesensitief, flexibel en integer.

Direct reageren op deze vacature