Als management assistent ben je het rustpunt van de gehele organisatie, bestuur, directie en de programma- en investeringsmanagers. Je bent verantwoordelijk voor een adequate secretariële en organisatorische ondersteuning. Naast het proactief beheren van de agenda’s van de verschillende collega’s denk je graag mee met het verbeteren van de organisatie, zoals bijvoorbeeld het optimaliseren van het gebruik van het CRM-systeem en het verbeteren van het archiveringssysteem. Daarnaast draai jij je hand niet om voor het organiseren van bijeenkomsten of regel je die bos bloemen voor een jarige of zieke collega. Diverse ballen in de lucht houden? Daar draai jij je hand niet voor om! Je bent en voelt je verantwoordelijk voor:

• Proactieve ondersteuning van directie, programma- en investeringsmanagers en familie: agendabeheer en organiseren en voorbereiden van afspraken, vergaderingen en bijeenkomsten, zowel fysiek als online;
• Boeken van reizen en hotels;
• Verzorgen van stukken voor en notuleren bij bestuursvergaderingen;
• Procesbegeleiding van financieringsaanvragen;
• HR taken: in- en uitdiensttredingsproces collega’s, bijhouden personeelsdossiers, verzuimregistratie, verzekeringen, pensioen, boeken cursussen en opleidingen;
• Voorraadbeheer en inkoop van facilitaire zaken;
• Relatiebeheer: inrichten, gegevens muteren en onderhouden in Attio (CRM)
• Ondersteunen bij het organiseren van conferenties, bijeenkomsten etc.

Functie-eisen

Je bent een energieke management assistent met minimaal 5 jaar werkervaring in een soortgelijke functie. Je bent creatief, toont initiatief en bent goed bestand tegen veranderingen en dynamiek in een soms chaotische werkomgeving. Je hebt verantwoordelijkheidsgevoel en een klantgerichte werkinstelling. Je ziet uit jezelf het werk dat gedaan moet/kan worden. Daarnaast breng jij mee:

• een hbo werk- en denkniveau;
• Minimaal 4 tot 6 jaar relevante werkervaring in een soortgelijke functie;
• Gevoel voor onderlinge relaties van werkvloer tot boardroom
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse én Engelse taal in woord en geschrift
• Uitstekende vaardigheden met Office365;
• Je bent beschikbaar voor 36 – 40 uur per week.

Direct reageren op deze vacature