Voor een organisatie in Zeist heeft Pienk een vacature voor een zelfstandige Management Assistent voor 32 uur per week. Als Management Assistent ondersteun je een 4-tal managers en indirect zo’n 30 collega’s. Je runt als het ware ‘je eigen winkeltje’ en tevens werk je nauw samen met andere Management Assistenten en vorm je samen het bestuurssecretariaat. Elke Management Assistent heeft haar eigen toko, maar iedereen helpt elkaar als dat gewenst is. 

Als Management Assistent ben je de spil van de organisatie. Je voert de werkzaamheden naar eigen inzicht en zelfstandig uit en bent creatief met oplossingen. Klantgerichtheid en ontzorgen staat bij deze organisatie centraal. 

De hoofdwerkzaamheden van deze managementassistent zullen bestaan uit secretariële ondersteuning aan de managers. We zijn op zoek naar iemand die van puzzelen houdt. Een groot deel van de dag ben je ook bezig met agendabeheer;

Welke werkzaamheden behoren nog meer tot jouw takenpakket;

– Mailafhandeling, inclusief de algemene mailbox;
– Zelfstandig afhandelen van zakelijke correspondentie en maken van presentaties;
– Het organiseren van bijeenkomsten, vergaderingen en bijzondere activiteiten;
– Telefonische bereikbaarheid garanderen en bewaken;
– Het reserveren en klaarzetten van de vergaderzalen en evt. verzorgen van lunch;
– Verzorging van vergaderstukken, kan neerkomen op bulkwerk (printen, verzamelen, verzenden e.d.) gecombineerd met een grote mate van accuratesse;
– Documenteren en (digitaal) archiveren van informatie
– Signaleren van verbetermogelijkheden in werkprocessen, het doen van verbetervoorstellen;
– Bij afwezigheid vervangen van je collega management assistenten – frontoffice medewerker.

Kan jij goed prioriteiten stellen? Ook ben je een aanpakker, omgevingssensitief en hebt een zeer goed gevoel voor verhoudingen. Je bent 32 uur per week beschikbaar.

Functie-eisen

Om in aanmerking te komen voor deze uitdagende vacature van Management Assistent dien je te voldoen aan onderstaande gestelde functie-eisen:

– MBO+ / HBO niveau;
– Relevante werkervaring als management assistent of (directie) secretaresse;
– Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift (een taaltest is een onderdeel van de selectie);
– Uitstekende kennis en ervaring met Microsoft Office;
– Je bent 32 uur per week beschikbaar.

Je kan goed zelfstandig werken en kan verbanden leggen, bent accuraat, proactief, oplossingsgericht, creatief en werkt snel. Je neemt initiatief en deelt opgedane kennis gul en makkelijk. Je bent gewend om gemakkelijk samenwerken met managers, je vormt hiermee een team. Tevens ben je een Management Assistent die hulp kan geven én vragen.

Ben jij deze aanpakker?

Arbeidsvoorwaarden

Een afwisselende en veelzijdige functie wordt je geboden binnen een middelgrote organisatie. Het betreft een professionele organisatie in Zeist waar hard wordt gewerkt en waar servicegerichtheid hoog in het vaandel staat. De sfeer is erg collegiaal. De functie is voor 32 uur per week, 

Wat mag jij verwachten?

– Een salaris van maximaal € 3.779,- bruto per maand op fulltime (36 uur) basis. Het salaris is CAO gebonden.
– Mogelijkheid tot gedeeltelijk thuiswerken;
– Pensioenregeling;
– 144 verlofuren op jaarbasis (op fulltime basis);
– Reiskostenvergoeding;
– Ontwikkelingsmogelijkheden met bijpassend budget;
– Een Individueel Keuzebudget van 70 uur.

Direct reageren op deze vacature