De Rijksuniversiteit Groningen is gesticht in 1614 en behoort tot de Europese en mondiale top. De RUG biedt een breed scala aan vakgebieden, is maatschappelijk actief en heeft een internationale oriëntatie. De RUG heeft onderzoekers en docenten die vanuit wetenschappelijke hartstocht hun vak beoefenen en studenten die het beste uit zichzelf willen halen. De RUG is een plek waar verschil in talent, ambitie en prestatie van 30.000 studenten en 5.500 medewerkers gehonoreerd wordt.

De Faculteit der Letteren is een grote dynamische faculteit in het hart van de stad Groningen. Ruim 5000 studenten en 700 medewerkers werken er elke dag aan de grenzen van het weten. De Faculteit heeft een gevarieerd onderwijsaanbod, dat bestaat uit 16 bacheloropleidingen en meer dan 50 mastertracks. De faculteit doet toonaangevend onderzoek op het gebied van archeologie, cultuurstudies, geschiedenis, internationale betrekkingen, journalistiek en letter- en taalkunde.

Functiebeschrijving

Het secretariaat van het Faculteitsbureau verzorgt de secretariële ondersteuning t.b.v. het Faculteitsbestuur en de facultaire beleidsmedewerkers. 

De focus ligt voornamelijk op het ondersteunen van de werving van een 7-tal hoogleraren en daarnaast inspringen in de secretariële ondersteuning van het Faculteitsbestuur. Overige taken voor deze interim opdracht zijn onder andere:

– Organisatorische ondersteuning en het notuleren van vergaderingen van het Faculteitsbestuur, het overleg van het Faculteitsbestuur met Faculteitsraad en met Clusterbesturen;
– Uitvoeren van voorkomende secretariële werkzaamheden (beheer inkomende en uitgaande post, correspondentie en archief van bestuur en afdeling beleidszaken, agendabeheer);
– Organisatie en coördinatie benoemingsadviescommissies voor hoogleraren en universitair hoofddocenten, R&O-gesprekken en beheer dossiers hoogleraren;
– Organiseren van diverse facultaire bijeenkomsten, zoals afscheidscolleges van hoogleraren;
– Coördinatie facultair archiefbeheer en postbeleid;
– Vorm geven aan de verdere ontwikkeling van interne communicatie binnen de Faculteit der Letteren (e-mail, faculteitsblad, infonet).

Functie-eisen

Als Interim Bestuurssecretaresse heb je een proactieve houding en kun je zowel zelfstandig als in teamverband werken. Je hebt een dienstverlenende instelling en hebt goede contactuele vaardigheden.

Verder:

– Je hebt ervaring met en gevoel voor bestuurlijke processen en verhoudingen;
– Je kunt goed plannen en organiseren, je bent stressbestendig en accuraat;
– Je bent uiteraard integer en discreet;
– Je kunt goed notuleren en hebt goede mondelinge- en schriftelijke vaardigheden in het Nederlands en Engels (minimaal niveau B2);
– Je bent bekend met onder andere Corsa en Google Calendar.

Direct reageren op deze vacature