Doel van de functie

De Portefeuille administrateur verwerkt en controleert gegevens van financieel administratieve

aard en draagt zorg voor analyses en rapportages aan interne en externe stakeholders.

Portefeuille administrateur / Financieel Administrateur Vastgoed

In de functie van Portefeuille administrateur ben jij mede verantwoordelijk voor een correcte financiële beheeradministratie. Je controleert ingevoerde gegevens, draagt zorg voor rapportages en analyses en stelt servicekostenafrekening op richting klant en interne organisatie.

Takenpakket

De Portefeuille administrateur draagt zorg voor de correcte verwerking van zowel kosten als opbrengsten in de (vastgoed) beheeradministratie van een klant. De Portefeuille administrateur is verantwoordelijk voor de juiste en tijdige rapportages over voortgang en resultaten van de portefeuille aan zowel de klant als intern. Tevens draag je zorg  voor de afrekeningen op maand, kwartaal en halfjaarlijkse basis zoals overeengekomen met de klant en neem je deze per kwartaal door met de klant.

Samen met een collega  van de financiële administratie maak je onderdeel uit van een Klant Serviceteam, waarbij je gezamenlijk een groep klanten maximaal ondersteunt en ontzorgt op het gebied van zijn/haar vastgoedbeheer.

Concreet (zowel bedrijfsvoering en/of projecten):

• Verantwoordelijk voor een correcte en complete financiële administratie van financiële stromen rondom vastgoed van klanten (woningen, winkels, kantoren etc.) verspreid over het hele land;
• Functioneel afstemmen van de werkzaamheden met het administratieve team;
• Proactief bijdragen aan het verbeteren van de financiële processen;
• Auditfile aanmaken;
• Niet standaard huurverhogingen en prolongaties verwerken;
• Controles op boekingen, contractinvoer, prolongaties, in- en excasso bestanden, compleetheid doorbelastingen Vastestate naar een opdrachtgever;
• Correctieboekingen uitvoeren;
• Betaalbatch controleren en verwerken;
• Maandverantwoording (huurafrekening, maandafsluiting);
• Controle maandverantwoording van overige Portefeuille administrateurs;
• Rapportages (budget vs realisatie, etc.);
• Servicekostenrapportage en afrekening naar huurders;
• BTW en VPB-aangifte;
• Jaarafsluiting;
• Kwartaal overleggen met de klant.

Contacten

De Portefeuille administrateur heeft regelmatig contact met de opdrachtgevers en klanten, en collega’s binnen het Klant Serviceteam. Deze contacten dienen met de nodige tact, conflictbeheersing en overtuigingskracht te verlopen. Ook werk je minimaal tweewekelijks op de standplaats van jouw Klant Serviceteam (Rotterdam, Utrecht of Heerenveen).

Verantwoordelijkheid en eindverantwoording

De Portefeuille administrateur is verantwoordelijk voor het tot stand brengen, onderhouden en verbeteren van het genoemde takenpakket. Je draagt zorg voor een zorgvuldige, betrouwbare en bijgewerkte administratie. Je legt eindverantwoording af aan de Coördinator financiële administratie, maar belangrijker nog aan je collega’s binnen de financiële administratie en binnen je Klant Serviceteam

Functie-eisen

Gevraagde competenties

1. Plannen en organiseren

         Op effectieve wijze prioriteiten stellen en benodigde acties plannen.

1. Mondelinge communicatie
   Feiten, meningen, gevoelens en ideeën op een heldere manier overbrengen, rekening houdend met kennis en niveau van de gesprekspartner(s).
2. Kostenbewustzijn

         Je bent je bewust van kosten en opbrengsten van bepaalde handelingen of beslissingen.

1. Accuratesse

Aandacht besteden aan (details van) de uitvoering van taken en ervoor zorgen dat fouten en/of

slordigheden worden voorkomen.

1. Kwaliteitsgericht

         Het belang van kwaliteit van werkwijzen, producten en diensten benadrukken en
daaraan geen concessies doen. Kwaliteit voor kwantiteit plaatsen.

1. Stressbestendigheid

         Effectief presteren onder druk van bijvoorbeeld tijd, tegenslag, teleurstelling of tegenspel.

1. Collegiaal

         Je bent goed in staat om samen met collega’s aan een resultaat te werken.

Kennis

De voor deze functie vereiste kennis moet naar inhoud en niveau gelijkwaardig zijn aan HBO werk- en denkniveau. Kennis van:

• Besturingssysteem Windows 365;
• Kennis van MS Office: Excel, Word, Outlook;
• 1 – 3 jaar ervaring, met voorkeur in een vastgoedomgeving;
• Ervaring met Accountview, Exact, Informant of Yardi is wenselijk;
• Ervaring met vastgoedbeheer- / grootboek-, projectenadministratie en -verantwoording;
• Beheersing Nederlandse taal in woord en geschift.

Originele vacature: https://www.vacature.mvpsolutions.nl/

Solliciteren:

Of CV Uploaden: http://solliciteren.mvpsolutions.nl/w/4?vacancy=vastestateFinIGB

Of Mailen: vacature@MVPsolutions.nl

Of WhatsApp: 06-2417 2790 (Appen zonder nr. toe te voegen: bit.ly/AppMVPsolutions)

Direct reageren op deze vacature