Zit plannen, organiseren en goed samenwerken in je secretariële DNA? Ben jij de directiesecretaresse die vanuit pro-activiteit weet te ontzorgen? Wil jij graag aan de slag in een mooie mensgerichte organisatie ? Lees dan snel verder!

Wij hebben een interessante vacature voor:
Tijdelijke Directiesecretaresse. Je gaat hierbij onderdeel uitmaken van het zogenaamde Direct Team van Secretary Plus.

32 uur per week, Noord Limburg

Zo ziet jouw baan eruit

Als directiesecretaresse heb je een belangrijke coördinerende, secretariële en organisatorische functie in de organisatie. Door jouw accuratesse, vooruit- en meedenken en proactieve houding zorg je voor een optimale ondersteuning en draag je er mede zorg voor dat werkzaamheden en activiteiten tijdig worden ingepland en uitgezet. Je hebt inzicht in bedrijfsprocessen en bent uitstekend in staat signalen en verschillende situaties te interpreteren, prioriteiten te stellen en hiernaar te handelen.

In deze functie ben je o.a. verantwoordelijk voor de volgende werkzaamheden:

• Als directiesecretaresse ben je de betrouwbare steun en toeverlaat van de directeur. Je bent je bewust van je rol als “spin in het web” en ontzorgt de directeur. In de praktijk betekent dit dat je afspraken plant, correspondentie verzorgt en agenda’s en planningen bewaakt. Notuleren, archiveren en diverse administratieve werkzaamheden zijn vanzelfsprekend ook regelmatig aan de orde.
• Je organiseert en faciliteert vergaderingen en bijeenkomsten.
• Je beantwoordt vragen van interne en externe contacten op een adequate en respectvolle wijze, of je verwijst door. Je bent je ervan bewust dat jouw gedrag bijdraagt aan het imago van de organisatie en de directie.
• Signalen uit de organisatie weet je op proactieve wijze te vertalen naar relevante aandachtspunten voor de directeur.
• Je beheert lopende dossiers en projecten en bewaakt op accurate wijze deadlines en uitgezette actiepunten die bijvoorbeeld voortkomen uit vergaderingen.

Functie-eisen

Herken jij jezelf hierin?

• Je beschikt minimaal over een (directie)secretaresseopleiding / opleiding tot managementassistent.
• Je hebt praktijkervaring als (directie)secretaresse. Je voert je werk in grote mate van zelfstandigheid uit, maar zoekt de samenwerking op als het nodig is.
• Je kunt je goed uitdrukken in woord en geschrift en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
• Je hebt een flexibele instelling, pakt verschillende taken tegelijk op zonder het overzicht te verliezen in stressvolle situaties.
• Je bent in staat om prioriteiten te stellen.
• Je bent servicegericht, integer en sterk op details.

Direct reageren op deze vacature