Als allround management assistent/directiesecretaresse houd je ervan om administratieve en organisatorische taken op te pakken om het team te ontzorgen. Je bent een teamspeler die staat voor professionaliteit. Er zijn talloze zaken waaraan gedacht moet worden waardoor het werk gauw onoverzichtelijk wordt en niet meer functioneel. Als geen ander weet jij hier raad mee. Dankzij jouw komst creëer je overzicht en stabiliteit binnen het team!

Als management assistent/directiesecretaresse OBI (onderzoek en business intelligence) ondersteun je primair de 5, teammanagers van de afdeling OBI. Het managementteam kent een dynamische werkwijze; strak kunnen plannen, proactief administratieve taken oppakken en daarbinnen snel kunnen schakelen is een must. Je bent verantwoordelijk voor de agenda van een aantal MT-leden, agendabeheer is dan ook een belangrijk onderdeel van je functie. Je bent samen met je collega’s het aanspreekpunt voor het hele managementteam en de afdeling. We verwachten van jou dat jij je communicatiestijl weet af te stemmen op de doelgroep en hierbij de belangen van het managementteam en de zakelijke relatie weet te behartigen.

Tegelijkertijd ben jij als management assistent/directiesecretaresse de oren en ogen van het managementteam op de afdeling en binnen de organisatie. Daar waar jij kansen of valkuilen ziet voor het managementteam of de afdeling pak jij deze op. Ook ben je in staat om als een sparringpartner samen te werken met het managementteam. Samenwerken is een werkwoord; wij verwachten van jou dat je in staat bent om samen te werken met het managementteam en je collega’s van het secretariaat. Kortom, je bent een echte teamplayer. Transparantie is hierbij belangrijk en je laat zien dat je doet wat je zegt.

Concreet vertaalt zich dit naar de volgende taken:

• Proactief beheren van dynamische en veranderlijke agenda’s,
• Je beheert de mailboxen van de teammanagers waarbij je proactief de teammanagers attendeert op mails en zorgt voor opvolging,
• Je plant overleggen en bijeenkomsten van het begin tot eind in en zorgt voor vergaderruimtes/locaties en alle faciliteiten die hierbij nodig zijn,
• Indien nodig stel je in samenwerking met de teammanager(s) de agenda op, verstuur je deze en draag je zorg voor een goede en volledige verslaglegging,
• Indien nodig, en in overleg met de teammanager, draag je zorg voor administratieve afhandeling van HR (waaronder inhuur) en financiële zaken
• Je draagt zorg voor een correcte inkoop en verwerking van diverse bestellingen zoals representatie, vergaderlocaties, training en opleiding.
• Notuleren

Uiteraard bieden we je de mogelijkheid, indien er ruimte is, voor extra taken die jouw werk nog leuker kunnen maken.

Functie-eisen

Als managementassistent/directiesecretaresse is het essentieel om je werk integer, zorgvuldig en accuraat uit te voeren. Het is van belang dat jij zowel schriftelijk als mondeling communicatief vaardig bent. Je hebt politiek-bestuurlijke sensitiviteit. Daarnaast neem jij een proactieve en professionele houding aan, wat bijvoorbeeld naar voren komt bij het ontzorgen van de afdelingshoofd/teamleiders en weet je zaken om te zetten naar acties. Je bent doortastend, analytisch en ondernemend ingesteld. Daarnaast ben je een goede sparringpartner voor collega’s. Je bent in staat om overzicht te maken en te houden. Je bent pragmatisch, oplossingsgericht en kan snel handelen als de situatie dat vereist. Je beschikt over een gezonde dosis drive, enthousiasme en leergierigheid. Je werkt goed en graag samen. Verder ben jij een positieve, energieke en flexibele managementassistent met een flinke drive om door te pakken.

Functievereisten:
Je bent in het bezit van een afgeronde secretariële opleiding in de richting van directiesecretaresse of hoger managementsupport, bij voorkeur op HBO niveau.
Je hebt minimaal 5 jaar recente werkervaring in de rol van management/directie-assistent en hebt ervaring met bovengenoemde werkzaamheden.
Je bent digitaal vaardig, waaronder met Outlook, MS-teams en het MS-office pakket.

Direct reageren op deze vacature