Management Assistent

Vacature – IenPM – Fulltime (32 – 40 uur per week) – Remote

De baan als – Management Assistent / Kwaliteitsmedewerker

We bieden je een unieke baan aan waarbij je kunt werken waar en wanneer je maar wilt. We ontmoeten elkaar waar en wanneer we dat nodig vinden. Echter mag je de meeste uren vanuit huis werken.

Jouw baan is een nieuwe functie binnen onze organisatie met als doel om de kwaliteit te borgen. Jouw werken namelijk digitaal systeem. Hiervoor dienen alle digitale (zaak)dossiers op orde te zijn (juiste documenten en kenmerken), deadlines moeten gehaald worden en er dient kwalitatief hoogwaardige communicatie richting klanten plaats te vinden.

De werkzaamheden binnen de organisatie (zaken) zijn qua verantwoordelijkheid belegd bij de verschillende MT-managers. Zo is er een manager grote projecten, een manager dienstverlening een manager stafbureau en een Software / Systeem releasemanager.

Om jou een beeld te geven van jouw baan hebben we verder in de vacature een voorbeeld van een werkdag omschreven. Dit is slechts een voorbeeld van hoe het zou kunnen zijn. Het is aan jou hoe je het daadwerkelijk invult.

Enkele taken en verantwoordelijkheden

– Overzicht bewaken van alle werkzaamheden binnen ons bedrijf

– deadlines monitoren, rapporteren en signaleren,

– roosteren van capaciteit en vooruitplannen, bijstellen en escaleren (waar nodig)

– in kaart brengen en houden van kritieke paden

– kwaliteit van zaken monitoren, en dossiers controleren

– kwaliteit van de communicatie naar klanten monitoren

– de agenda van het MT-prioriteringsoverleg voorbereiden

– interne Informatievoorziening op orde brengen en houden

– financiële managementoverzichten bijhouden (begroting, omzet etc.).

– rapportages maken

Voorbeeld werkdag

09.00 uur: Je begint de dag met de capaciteitsplanning, er zijn vanuit het serviceteam (verantwoordelijkheid van de manager dienstverlening) vijf verzoeken binnengekomen. Ze vraagt om de inzet van een paar verschillende technische collega’s voor het oplossen van technische problemen bij verschillende klanten. Ook liggen er nog drie capaciteitsverzoeken voor een groot implementatieproject (verantwoordelijkheid van de manager projecten) én is er inzet nodig voor een discussie over een beveiligingsrapport dat door een externe auditor via een klant is opgeleverd. Voor dat laatste is overleg nodig tussen de CISO, de directeur en de architect. Voor 80% lukt het je om de werkzaamheden in te plannen in de agenda’s van de collega’s. Voor de laatste 20% is overleg nodig. Omdat deze taken niet de hoogste prio hebben volgens jou, maar wel volgens één van de managers is afstemming nodig met het MT-prioriteringsoverleg. Want er kan op korte termijn niks geschoven worden, bij elke keuze is er een gevolg met mogelijk teleurgestelde klanten? Omdat het een gevoelig onderwerp is, zorg je dat er een ingelast MT-prioriteringsoverleg komt binnen 24 uur.

11.00 uur: Tijd voor een kopje koffie. Je gaat aan de slag met de agenda voor het ingelaste MT Prioriteringsoverleg. Hiervoor wordt ook de Mozard Suite gebruikt. Je stelt de agenda op en de voorgestelde adviezen qua prioritering en opties. Je stuurt de agenda rond en zorgt dat alle MT leden alert zijn en aangehaakt voor het overleg. Gelukkig komen dit soort interventies niet vaak voor.

11:45 uur: Nu is het tijd voor het steekproefsgewijs analyseren van de kwaliteit van de zaken, je maakt selecties en kijkt of er recent zaken te laat zijn afgerond, of de zaakdossiers netjes zijn en of er goed is gecommuniceerd vanuit de zaken. Ook kijk je of er belangrijke zaken dreigen in het rood te komen. De bevindingen zet je in een rapport en deelt deze met de verschillende managers en de directeur. 

12.30 uur: Tijd voor een lekkere en gezonde lunch.

13.00 uur: Het MT wil elke week een totaaloverzicht van afgeronde zaken binnen alle teams. Jij maakt het overzicht door het gebruik te maken van de selectiemogelijkheden van de Mozard Suite. In het overzicht is duidelijk welke zaken erdoor wie zijn opgeleverd. Er is hierbij een duidelijk en begrijpelijk onderscheid tussen de opgeleverde werkzaamheden. Ook wil het MT elke week een overzicht van de zaken die de volgende week opgeleverd moeten worden. Bij de rapporten geef jij een inhoudelijk commentaar over de staat van de dienstverlening, risico’s, zorgen en andere opmerkelijke inzichten. Je levert de rapporten mooi opgemaakt in PDF formaat aan het MT aan.

14.30 uur: Je sluit voor nu even jouw laptop. Je wil boodschappen doen, nog even een uurtje sporten en dan koken en eten. Je checkt nog even tussendoor jouw appjes en mail om te kijken om in te schatten of er nog belangrijke zaken zijn.

20.30 uur:In het eerstvolgende MT-overleg staat ook de begroting op de agenda. Jij zorgt samen met de administratief medewerker dat de managementrapporten over de actuele financiële situatie ten opzichte van de begroting is bijgewerkt. Voor nu bekijk je of alles klopt en of de gegevens zijn bijgewerkt. Ook doe je een paar steekproeven bij grote en kleine bedragen uit de begroting en checkt of de facturen achter de gegevens ook daadwerkelijk aanwezig zijn. Zie je rare zaken in de facturen? De volgende dag stem je je bevindingen af met de administratief medewerker. Een rapport van je bevindingen stuur je naar het MT.

Het is mooi geweest voor vandaag. Morgen weer een nieuwe dag.  Je weet dat je morgenochtend gaat starten met het checken van de capaciteitsplanningen van die dag en ook wil je de afstemming rond de begroting afmaken. Kennismanagement en ISO 27002 zijn ook onderwerpen waar je binnenkort mee aan de slag gaat.

Functie-eisen

De ideale Management Assistent / Kwaliteitsmedewerker

We zijn geen standaard bedrijf en hebben daardoor ook geen standaard profiel. Behalve relevante werkervaring, gaat het vooral om jouw mentaliteit en vaardigheden: je durft collega’s aan te spreken, houdt van organiseren, kunt strategisch denken, en je bent van de cijfertjes, lijstjes en behoudt graag het overzicht. Qua ervaring heb je een achtergrond als Office Manager, Secretaresse, Management Assistente en/of Kwaliteitsmedewerker.

Originele vacature: https://www.vacature.mvpsolutions.nl/ 

Solliciteren:

Of CV Uploaden: http://solliciteren.mvpsolutions.nl/w/4?vacancy=IenPMigb

Of Mailen: vacature@MVPsolutions.nl

Of WhatsApp: 06-2417 2790 (Appen zonder nr. toe te voegen: bit.ly/AppMVPsolutions)

Direct reageren op deze vacature