Het Team Secretariële Ondersteuning is verantwoordelijk voor de ondersteuning van de teamleiders en afdelingshoofden binnen Ruimte en Duurzaamheid. Het team bestaat uit 30 enthousiaste medewerkers die samen zorgen voor de ondersteuning van de verschillende teamleiders.

In de functie van secretaresse ben je onder andere verantwoordelijk voor het beheer van de agenda en mailbox van het afdelingshoofd of de teamleider. Je hebt een signalerende rol, je bent de ogen en oren van jouw manager en je bent een sparringpartner.

Dit doe je op een gemiddelde werkdag

• Je ondersteunt o.a. bij het offerte traject;
• Je organiseert je bijeenkomsten en vergaderingen;
• Je houdt actie- en besluitenlijsten bij;
• Je regelt locatie en catering;
• Je ondersteunt in het wervings- en selectieproces;
• Je bent achtervang voor collega secretaresses bij afwezigheid.

Functie-eisen

• Ervaring met secretariaatstaken;
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in woord en geschrift;
• Je pakt snel nieuwe processen op en ben je daadkrachtig in je werk;
• Digitale vaardigheid en ervaring in het gebruik van Outlook, Word, Excel en SharePoint;
• Je bent zelfstandig, hebt je een groot verantwoordelijkheidsgevoel en neemt zelf initiatieven;
• Je bent sterk in plannen en organiseren;
• Bij voorkeur heb je interesse in de stedenbouwkundige ontwikkeling van Amsterdam.

Aan competenties breng je mee:

• Plannen
• Omgevingsbewustzijn
• Klantgerichtheid
• Samenwerken
• Stressbestendig
• Verantwoordelijkheid

Direct reageren op deze vacature