Dit doe je op een gemiddelde werkdag

In deze veelzijdige rol ondersteun je de directie op secretarieel gebied. Je beheert de agenda en regelt alle afspraken. Daarnaast notuleer je bij overleggen en plan- en organiseer je deze overleggen. Je bereidt de correspondentie voor en bent verantwoordelijk voor e-mail beheer.

•Je stelt overzichten op en actualiseert deze.

•Je verricht aanvullende werkzaamheden voor de diverse teams in opdracht van de

teammanager.

•Je pakt alle werkzaamheden op die logischerwijs bij deze ondersteunende functie horen.

•Complex Agendabeheer (zowel individuele als complexe afspraken).

•Notuleren (bestuurlijke-, directie-, management- en afdelings overleggen).

•Plannen en organiseren van grote en kleine overleggen en bijeenkomsten.

•Registreren van gegevens in systemen en applicaties. Mailbeheer (prioritering en

afhandeling).

•Verzorgen documentregistratie, beheren en distribueren informatie, voorbereiden

•Correspondentie, zelfstandig opstellen van e-mails en brieven.

•Ondersteunen projecten, voorbereiden planningen, bewaken voortgang actie- en Reactie termijnen, opstellen overzichten.

•Aanvragen van autorisaties en facilitaire aangelegenheden

•Je bent flexibel in werkzaamheden. Het kan voorkomen dat je ook werkzaamheden verricht

voor een afdelingshoofd i.p.v. een directielid.

Functie-eisen

Dit breng je mee

Voor deze functie Directiesecretaresse beschik je over:

• Minimaal een mbo-4 werk en denkniveau;
• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring als directie ondersteuner of ervaring in een soortgelijke functie;
• Je weet draagvlak te creëren binnen de organisatie;
• Je bent zeer behendig met MS office;
• Ervaring met het werken binnen een non-profit organisatie en binnen een bestuurlijke- en politieke omgeving is een pre.

Aan competenties breng je mee:

Verder ben je stressbestendig en een echte teamplayer. Je bent zelfstandig en oplossingsgericht;

Plannen, Omgevingsbewustzijn, Klantgerichtheid, Samenwerken, Stressbestendig, Verantwoordelijkheid.

Direct reageren op deze vacature