Als managementassistent ben je de steun en toeverlaat van de Algemeen Directeur en verzorg je de secretariële- en facilitaire zaken rondom haar werkzaamheden. Waternet werkt voor opdrachtgevers en je bent dan ook zowel in- als extern het aanspreekpunt en bekleed je een vertrouwenspositie. Daarnaast ben je een sparringpartner en word je actief betrokken bij haar werkzaamheden. Je bent een assistent die weet hoe je moet verbinden, hoe je moet samenwerken en hoe je een toegevoegde waarde kan creëren. Samen met de PA van de Dijkgraaf vorm je een belangrijke schakel naar het bestuur. 

Wat zeer belangrijk is in deze rol is dat je goed de prioriteiten van de directeur kan beoordelen en tijdspaden kan bewaken. Inschatten wat belangrijk is en welke mail met voorrang behandeld moet worden. Je bent sensitief en de oren en ogen van de directeur wat betreft de geluiden in de organisatie.  

Als managementassistent en eerste aanspreekpunt voor de Algemeen Directeur ben je direct ook een representatief visitekaartje voor de gehele directie. Je werkt direct samen met andere directiesecretaresses. Samen zorg je voor afstemming van de verschillende werkzaamheden. Je bent elkaars achtervang bij afwezigheid en zorgt hierdoor voor continuïteit van het werk. Doordat het directiesecretariaat in ontwikkeling is en wil doorgroeien naar een doelmatigere en efficiëntere opzet van hun samenwerking, zoekt het team een collega die snapt wat de wens van de klant is en bijdrage kan leveren aan deze teamontwikkeling.  

Als hoofdtaak voer je ondersteunende secretariële-, administratieve- en/of organisatorische werkzaamheden uit. Prioriteit heeft agendabeheer, het voorbereiden van documenten voor overleggen, mail behandelen en stukken voorbereiden die ter ondertekening worden aangeboden. Verder is natuurlijk de voorbereiding en verslaglegging van vergaderingen en het verzorgen van schriftelijke correspondentie en de archivering ervan voor jou geen probleem. Je bewaakt de voortgang van de besluitvorming en informatiestromen en onderhoudt administratieve procedures. Je staat relaties te woord, verstrekt informatie en verwijst door. De facilitaire taken bestaan o.a. uit het organiseren van bijeenkomsten en vergaderingen en wat daarvoor en daarbij nodig is.  

Functie-eisen

• HBO+ werk- en denkniveau, (Directie-) Managementassistent;
• Minimaal 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie;
• Inzicht in actuele gevoelige bestuurlijke en ambtelijke onderwerpen en processen;
• Beheersing van de Nederlandse en Engelse taal uitstekend, zowel schriftelijk als mondeling;
• Ervaring met MSOffice, in het bijzonder Office 365 en Sharepoint. 

Competenties:

• Samenwerken: Stimuleert samenwerking;
• Flexibel: Kan van koers veranderen;
• Resultaatgericht: Stelt doelen en realiseert ze;
• Organisatievermogen: Plant en structureert eigen werk;
• Communicatief: Past communicatie aan niveaus aan ;
• Zorgvuldig: Heeft informatie tot op detail op orde;
• Professionaliteit: Neemt verantwoordelijkheid voor eigen handelen;
• Klantgericht: Helpt de klant;
• Zelfstandig: werkt zelfstandig en zelfbewust;
• Stressbestendig: Blijft kalm bij hectische omstandigheden.

Gesprekken vinden 15 en/of 16 december plaats.

Direct reageren op deze vacature