Ga jij graag procesmatig te werk, word jij blij van structuur en weet jij grenzen te bewaken? Ben jij daarnaast communicatief vaardig, klantgericht maar laat jij je ook niet gauw van je stuk brengen? Dan hebben wij de functie voor jou! 

Voor onze opdrachtgever zijn wij opzoek naar een enthousiaste medewerker Frontoffice gericht op onderhoud & storing voor 24 uur per week.

Als medewerker frontoffice zorg jij er elke dag weer voor dat de juiste informatie bij de juiste personen binnen de organisatie terecht komt, de planning op rolletjes verloopt en de monteurs weten waar ze naartoe moeten. Jij bent dus écht een belangrijke spil binnen de organisatie!

Wat ga je doen? 
In deze belangrijke functie houd jij je voornamelijk met onderstaande taken bezig:

• Het aannemen, filteren en verwerken van informatie met als doel de informatie bij de juiste personen binnen de organisatie te krijgen;
• Het aanmaken en plannen van storingen en onderhoudsbonnen;
• Het plannen van korte en lange termijn onderhoudswerkzaamheden;
• Het geven van werkopdrachten aan monteurs;
• Het verwerken van in en uitgaande telefoontjes en de daarbij behorende mail.

Kortom: een brede en afwisselende functie waarbij de dagen afwisselend zijn, je dagelijks in contact bent met collega’s en klanten en waar samenwerken hoog in het vaandel staat.

Nieuwsgierig? We schetsen  graag een mogelijke werkdag voor je:
Iedere ochtend start je met een overleg, waarbij je -onder het genot van een bakkie koffie- de bijzonderheden van de ochtend doorspreekt. Voordat het planningsteam begint, zijn de collega-monteurs namelijk al een uurtje aan de slag, en zo kan er dus al een hoop gebeurd en veranderd zijn op de vroege ochtend.

Vervolgens belt er een klant met een vraag over een storing, het inplannen van onderhoud of juist met een klacht. Belangrijk is dat jij deze hulpvraag bij de juiste afdeling neerlegt. Zo is het dus niet van belang dat jij technisch onderlegd bent, omdat de gestandaardiseerde processen hierin leidend zijn. Over de gehele dag beantwoord jij met samen met jouw collega zo’n 100 telefoontjes per dag. Als de telefoon niet gaat, zorg je ervoor dat alle mailtjes uit de mailbox beantwoord worden.

Om half 1 is de lunchpauze in de hippe én gezellige bedrijfskantine. Tijdens deze pauze kom jij echt even tot rust, omdat de telefoon uit is en jij geniet van een verzorgde lunch (met fruit als toetje) samen met je collega’s.

Na de lunch ga je aan de slag met de weekplanning, waarbij je werkbonnen aan maakt voor storingen en onderhoud. Je zorgt ervoor dat de planning voor deze week goed gevuld is voor de monteurs. Zo plan jij de korte en lange termijn onderhoudswerkzaamheden op de tijden dat de gaten vallen in de planning, zodat de dag volledig én efficiënt gevuld is.

Gedurende de dag heb je meerdere keren contact met de monteurs om polshoogte te nemen hoe hun dag verloopt. Zo kan je goed monitoren of een storing uit loopt óf een klus juist sneller opgelost is, waardoor er geschoven moet worden in de planning.

Zo, de werkdag is voorbijgevlogen! Voordat je naar huis gaat, zorg je dat alle post behandeld is en je levert deze af bij het magazijn. Na een drukke dag waarbij je werkzaamheden continue aan het prioriteren bent, ga jij met een voldaan gevoel naar huis. Het is jou wederom gelukt om de puzzel op te lossen, waarbij de monteurs een efficiënte planning volgen en jullie gezamenlijk de klanten tevreden te houden.

Functie-eisen

Zoals al beschreven in de werkdag is het hebben van technische kennis niet nodig. Voor deze functie zijn wij opzoek naar iemand die:

• Sterk en effectief kan plannen; zo zorg jij ervoor dat de agenda’s van de monteurs gevuld zijn.
• Communicatief vaardig is: Door jouw skills hangt de klant tevreden op en zorg je ervoor dat het probleem op juiste wijze bij de juiste monteur/projectleider terecht komt.
• Procesmatig en gestructureerd te werk gaat: Door jouw nauwkeurige manier van werken behoud je het overzicht en verloopt alles op rolletjes.
• Het hoofd koel kan houden; jij raakt niet in de stress als de dag anders verloopt dan verwacht.
• Daarnaast is het fijn als je al ervaring hebt in een soortgelijke functie, je een echte teamplayer bent!

Direct reageren op deze vacature