Als management assistent ben je de spil van de organisatie, waarbij je drijfveer is om anderen te ondersteunen. Je fungeert als vraagbaak en aanspreekpunt. Je weet als geen ander wat er speelt binnen de school of binnen de teams en je bent het visitekaartje van de school in je rol als gastvrouw/ gastheer.

Jouw voornaamste werkzaamheden bestaan uit het management (en team) binnen een school ondersteunen met coördinerende, administratieve en secretariële werkzaamheden. Hierbij kun je denken aan het organiseren van evenementen, uiteenlopende administratieve werkzaamheden en projectondersteuning.

Deze taken ga jij uitvoeren:

• Agendabeheer, ook het maken van groepsafspraken;
• Mailbox bijhouden;
• Telefoon aannemen;
• Het (digitaal) archief bijhouden;
• Vergaderingen notuleren/actielijst;
• HR-taken en FA-taken op basis van het AFAS-systeem uitvoeren;
• Werken met school relevante ICT systemen;
• Administratieve taken, zoals voorraadbeheer of contractbeheer;
• Website en intranet beheren en coördineren;
• Gasten ontvangen;
• Bijeenkomsten en evenementen organiseren zoals een personeelsuitje of ouderbijeenkomsten.

Functie-eisen

•  Je beschikt over mbo werk- en denkniveau;
• Vanuit je rol vind je het fijn om collega’s te helpen en ondersteunen, tegelijkertijd weet je daarin je grenzen te bewaken, prioriteiten te stellen en focus te houden;
• Zelf oplossend vermogen, waarbij je initiatief neemt en een onderzoekende houding hebt;
• Je bent je bewust van jouw positie in de organisatie en kan goed omgaan met vertrouwelijke informatie;
• Sterke communicatievaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling;
• Nauwkeurigheid, vanwege je administratieve werkzaamheden;
• Goede sociale vaardigheden, omdat je betrokken bent in het netwerk van de collega’s die je ondersteunt is het belangrijk dat je met verschillende type mensen kan omgaan.

Direct reageren op deze vacature