Als management assistent opleidingen ben je verantwoordelijk voor het secretarieel, organisatorisch en administratief ondersteunen van het hoofd opleidingen en de afdeling. Jij vervult een belangrijke regelfunctie en doorgrondt de organisatie voldoende om de juiste verbindingen te leggen. Je bent de spin-in-het-web die professioneel en klantvriendelijk processen in goede banen leidt en tegelijkertijd een goed gevoel voor verhoudingen heeft. 

Je komt te werken in een team met twee andere management assistenten. Jullie ondersteunen ieder een eigen afdeling/opleiding maar helpen elkaar uiteraard waar dit kan. Ook werk je veel samen met een team programma assistenten, zij zijn verantwoordelijk voor het inhoudelijk ondersteunen van de opleidingen (denk hierbij aan het contact met de deelnemers en docenten).

Om je een beeld te geven van de functie, hierbij een greep uit jouw werkzaamheden; 

• het organiseren, plannen en opvolgen van meetings;
• notuleren van vergaderingen en het bewaken van acties;
• faciliteren bij het opstellen van de jaarplannen;
• beheren van de agenda’s en de mailbox;
• opstellen van samenwerkingsovereenkomsten;
• ondersteunen bij het coördineren evenementen;
• wegwijs maken van (nieuwe) opleiders binnen de organisatie.

Voor de functie van management assistent opleiding heb je naast bovenstaande taken nog veel ruimte om verantwoordelijkheden naar je toe te trekken, denk hierbij aan het contact onderhouden met externe partijen en aansluiten bij diverse projectgroepen. En dat binnen een sector die er natuurlijk enorm toe doet en bijdraagt aan de volksgezondheid van Nederland.

Functie-eisen

Jij hebt minimaal twee jaar ervaring in een vergelijkbare functie als secretaresse of management assistent. Je bent gewend om in een dynamische omgeving te werken en weet op een natuurlijke manier zaken voor elkaar te krijgen in drukke agenda’s. Je hebt een goed gevoel voor verhoudingen, mede gezien de belangen en externe partijen waar deze organisatie mee samenwerkt (denk aan de GGD, het RIVM en wetenschappelijke verenigingen). Naast dat je digitaal ‘slim’ bent ben je ook taaltechnisch sterk.

De functie is voor 28 uur per week, waarbij de dagen in overleg zijn. 

Direct reageren op deze vacature