Als we het hebben over onze ideale managementsecretaresse dan is dat een ervaren enthousiaste professional die als gesprekspartner stevig in de schoenen staat. Je vindt het leuk om in een gemeentelijke omgeving te werken en je daarin te verdiepen. Je blijft rustig, bent oplossingsgericht en stelt prioriteiten. Jij zorgt ervoor dat alles tijdig en compleet is voorbereid, zodat de managers hun werk kunnen doen. Je denkt mee en altijd een paar stappen vooruit. Je bent in staat om over de grenzen van de eigen afdeling heen te kijken.

De focus van jouw taken ligt bij complex agendabeheer, de voorbereiding van overleggen en het organiseren van in- en externe bijeenkomsten.

Dit ga je doen:

• je brengt overzicht aan in de complexe agenda’s door de juiste prioriteiten te stellen. Je zorgt ervoor dat de planning in balans is als het gaat om tijd voor vergaderingen, voorbereiding en het onderhouden van (in- en externe) relaties;
• je ondersteunt de hoofden bij de voorbereiding van overleggen en vergaderingen. Je kunt daarbij denken aan het zorgdragen voor de tijdige aanlevering van stukken en het bewaken daarvan.
• je plant en organiseert vergaderingen, in- en externe (werk)bezoeken en bijeenkomsten;
• Je hebt ervaring met het kernachtig notuleren van overleggen;
• je signaleert knel- en verbeterpunten t.a.v. de kwaliteit, toegankelijkheid, aansluiting van informatiestromen en administraties en komt zelf met verbetervoorstellen.

Functie-eisen

• Een opleiding voor secretaresse/management assistent en recente ervaring in soortgelijke functies; mbo/hbo denk- en werkniveau;
• Een uitstekende kennis van Nederlands in woord en geschrift;
• Digitale vaardigheden vooral als het gaat om Outlook, Word en Excel;
• Je hebt ervaring als secretaresse, het liefst directiesecretaresse;
• Je werkt secuur en bent stressbestendig;
• Je kan goed tegen feedback en bent zelf ook in staat anderen op prettige wijze feedback te geven.

Direct reageren op deze vacature