Zoek jij een brede officemanagement functie in een no-nonsense omgeving? Pas je goed in een team met voornamelijk mannen? En haal je energie uit het creëren van structuur en overzicht? Dan zou deze baan je weleens heel goed kunnen passen. 

In deze functie werk je nauw samen met de directeur en ondersteun je hem en zijn team op secretarieel, hr en administratief vlak. Je krijgt in deze functie veel vrijheid om werkzaamheden naar je toe te trekken. De directeur is echt op zoek naar iemand met wie hij kan sparren en samen mee verder kan bouwen aan deze mooie organisatie. Naast dat je hem ontzorgt op het gebied van agendabeheer, het inplannen van afspraken en het fungeren als eerste aanspreekpunt. Heb je vooral een verbindende rol richting de medewerkers, je staat midden in het team en bent ‘one of the guys’.

Jij bent het eerste aanspreekpunt voor facilitaire aangelegenheden zoals leaseauto’s, laptops en contracten. Ook verzorg je de onboarding van nieuwe medewerkers, regel je kado’s voor jubilea, verwerk je de declaraties en verzorg je de urenverantwoording richting de klanten. Een belangrijk onderdeel van jouw functie zal daarnaast bestaan uit het organiseren van events en bijeenkomsten voor de eigen medewerkers. Dit kan variëren van bedrijfsuitjes tot aan inhoudelijke kennisbijeenkomsten. Tevens denk je actief mee over de verdere profilering van het bedrijf, bijvoorbeeld door het gebruik van social marketing. Denk daarbij aan het helpen optimaliseren van de website en het plaatsen van berichten op social media.

Je hebt in deze functie regelmatig contact met de drie andere officemanagers die andere bedrijven binnen de groep ondersteunen. Jullie hebben ieder jullie eigen focus maar overleggen regelmatig met elkaar en wisselen kennis en ervaring uit waar dit handig is.

Functie-eisen

Voor deze functie zijn wij op zoek naar een officemanager op hbo-niveau en met minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie. Je kunt deze ervaring hebben opgedaan als officemanager maar bijvoorbeeld ook in de reis- of hospitality branche.

Jij voelt je als een vis in het water als je niet weet hoe jouw dag eruit gaat zien, veel van jouw werkzaamheden zullen namelijk ad hoc zijn. Je bent goed in het aanbrengen van structuur aan en het creëren van rust voor het team en de directeur, zodat zij zich kunnen richten op de corebusiness. Je bent iemand die niet afwacht maar lekker doorpakt en initiatief neemt. 

De functie is voor 32 tot 36 uur per week (dagen in overleg). De voorkeur gaat uit naar een kandidaat die in een straal van maximaal 30 km van Utrecht woont. Je kunt gratis parkeren voor de deur. 

Direct reageren op deze vacature